יצאנו לבקר הפעם בחברת "עת הדעת" הממוקמת בתל אביב- יפו.
הביקור הוא בדגש על הטמעה מוצלחת של TOC בניהול פרויקטים בחברה.
חברת "עת הדעת" מציעה פתרון מערכתי, טכנולוגי וחינוכי חדשני לייעול תהליכי ההוראה והלמידה, המותאם לעידן הדיגיטלי. מערכת הלימוד מבוססת אינטרנט על גבי ענן ומשלבת פדגוגיה עם טכנולוגיות מידע ותקשורת חדשניות. המערכת כוללת מאות שיעורים ויחידות לימוד לכתות ג'-ו' במקצועות הליבה (אנגלית, עברית ומתמטיקה). בקרוב תכלול המערכת גם תכנים במדעים.
הפתרון משלב פלטפורמת הוראה דיגיטלית הכוללת כלים לניהול הוראה, למידה והערכה בכיתה ומחוצה לה, עם תכנים אינטראקטיביים המכסים את תכנית הלימודים של משרד החינוך. כמו כן מאפשרת המערכת יצירת תכנים נוספים ע"י המשתמשים.
מארחינו בביקור הם :
שלום פסי- COO
אבינועם בלוך- סמנכ"ל תוכן
ליעד אשכר- מהנדס תהליכים ארגוניים
קרן אור-עזרא- PMO במחלקת התוכן
שרון בנטמן- מנהלת גרסאות במחלקת הפיתוח
המפגש כלל הסבר על הארגון וייחודיותו, תמצית של עקרונות תורת האילוצים TOC, ושתי דוגמאות לישום תורת האילוצים בתחום התוכן ובתחום התוכנה.
סקירת הארגון- שלום פסי, COO:
"עת הדעת" מבוססת למעשה על חזונו של אדם אחד, שמואל מיתר, שהחליט כפילנתרופ לתמוך בתחום החינוך בארץ ולבצע בו מהפיכה של ממש. חבר אליו למימוש החזון דובי וייס, פדגוג ומדען ראשי. החברה בישראל פועלת כארגון פילנטרופי.
מכיוון ששיטות הלימוד בבתי הספר היסודיים לא השתנו מזה מאות בשנים, המטרה היא לקדם את החינוך באמצעות כלים טכנולוגיים ומודרניים שיאפשרו העצמה של המורים, שידרוג הלימודים, ולימוד התלמידים. התפיסה הפדגוגית שבבסיס עת הדעת גורסת שבעידן בו אנו חיים אין טעם לתת לתלמידים מידע אלא יש צורך ללמד אותם כיצד למצוא את המידע.
לשם כך מפתחת "עת הדעת" סל מוצרים מקיף הכולל, תוכנה, תוכן, הטמעה פדגוגית וטכנולוגית בבתי הספר וכלי הוראה ופיתוח מקצועי.
עם לקוחות החברה נימנים בתי ספר בישראל (כ-80 בתי ספר, 120 עד סוף שנת הלימודים הנוכחית); ארה"ב (כ- 30 בתי ספר ב ניו-יורק ובטקסס), צרפת וסינגפור.
מכיוון שמדובר במהפיכה של ממש, מעריכים בחברה שהשינוי יקח עוד לא מעט שנים ונדרשות נחישות והתמדה.
החברה מונה כ-300 איש: פדגוגים, מעצבים, תוכניתנים, אנשי שיווק ומכירות ועוד.
באתר החברה סרטוני המחשה
לפעילות החברה בישראל – http://www.timetoknow.co.il/
לפעילות החברה בחו"ל – http://www.timetoknow.com
תמצית עקרונות תורת האילוצים TOC – ליעד אשכר, מהנדס תהליכים ארגוניים
מטרת החברה היתה להשיג שיפור משמעותי בביצועים תוך שימוש בשיטה מוכחת ועובדת, הלוא היא תורת האילוצים, ה-TOC.
עקרונות השיטה מתיחסים למספר שלבים לניהול מפוקס :
- להגדיר את המטרה.
- לזהות את האילוץ.
- להחליט איך לנצל אותו.
- להכפיף את כל המערכת להחלטה איך לנצל את האילוץ.
- לאחר הפקת המירב מהמשאבים הנתונים, יש להרחיב את האילוץ.
- לחזור לשלב 1…
ביישום הכללים לניהול המפוקס בעולם ניהול הפרויקטים, אנחנו מקבלים 3 כללי ניהול בסיסיים :
- Low Work In Process(WIP)
- באפר פרויקטלי
- ניהול הבאפר
שתי ההרצאות הבאות התיחסו ליישום התורה בשתי מחלקות, התוכן והתוכנה.
יישום TOC במחלקת התוכן– אבינועם בלוך, מנהל התוכן, וקרן אור-עזרא, PMO:
פרויקט תוכן עובר את השלבים הבאים:
- Planning- תכנון התוכן ברמת הקוריקולום תוך התאמתו לדרישות משרד החינוך/ הלקוח בחו"ל
- Design- יצירת איפיון מפורט לתכנון השיעורים שתוצאתו נקראת StoryBoard
- Production- הפקת השיעור בפועל על סמך האפיון בעזרת כלי פיתוח התוכן של עת הדעת
- QA- בדיקות
בעבר ההגדרה הייתה שכל שיעור מנוהל כפרויקט על שלביו השונים ע"י ה PMO, מה שהקשה על ניהול של מאות שיעורים שעברו דרך המערכת. השיעורים היו מנוהלים באמצעות MS PROJECT SERVER 2010 והיה קשה להציג את ה high Level להנהלה.
הפתרון שהוצג הוא בניית סביבת עבודה של קווי ייצור בהסתמך על יישום ה TOC בעולם הייצור שנקרא Drum Buffer Rope. הרעיון הוא שבמקום לנהל כל פרויקט כשיעור מנהלים את ה Capacity של התחנות השונות והשיעורים עוברים דרך התחנות. הפרויקט כולו מנוהל לפי עקרונות השרשרת הקריטית כפרויקט במערכת ניהול הפרויקטים הייעודית לשיטת ה TOC שנקראת קונצ'רטו.
ניהול הפרויקט נעשה בעזרת כלי הקונצ'רטו כאשר הזנת הנתונים נעשית באמצעות שימוש בכלי ה SharePoint. השימוש בכלים אלו מאפשר לראות את מכלול המידע מכל תחנות העבודה ולהבין את מצב הפרויקט ומועד סיומו הצפוי.
מערכת ה sharePoint נבנתה לצורך ניהול של Workflow כאשר לכל עובד מוזנת המשימה שלו בכלי, ובעת סיום המשימה הוא חייב לעדכן את סטטוס הסיום והעברת המשימה לאחראי אחר (assign). באופן כזה העבודה השוטפת מתבצעת דרך הכלי כחלק מה-workflow ואין בעיה של חוסר עדכון בכל רגע נתון.
ישום ה-TOC המתואר לעיל הוא ייחודי למחלקת התוכן ומשלב את עולם הייצור (DBR) עם עולם ניהול הפרויקטים (CCPM).
יישום TOC במחלקת התוכנה– שרון בנטמן, מנהלת גרסאות :
במחלקת הפיתוח ב"עת הדעת" יש שני קווי ייצור:
- DTP- המערכת שנמצאת בבתי הספר אצל המורים
- CGE- הכלי להפקת התוכן
לכל קו מוצרים יש 2-3 גרסאות בשנה, גרסה אחידה לכל הלקוחות (אין קסטומיזציה פר לקוח).
פיתוח גרסת תוכנה כולל את השלבים הבאים:
- מסמך דרישות שיווקיות MRD- ע"י איש Product
- מסמך אפיון מוצר PRD- ע"י אנשי UI/GUI
- פיתוח- מהנדסי תוכנה
- QA- ע"י בודקים
- שחרור גרסה
פיתוח גרסה על פי עקרונות ה-TOC משמעו:
הקטנת הWIP:
בתחילת הדרך הסתבר שהעובדים במחלקה עובדים על מספר גרסאות במקביל. השינוי כלל ריכוז מאמצים בגירסה אחת בלבד ברגע נתון. בנוסף הוגדרו 30% לתיקון באגים וטיפול בדחופים.
על המשימות שהוגדרו הוקצו כמה שיותר משאבים, שמתחילים לעבוד רק כשהכל מוכן (הגדרות, תשתית ועוד). ראשי צוות מוגדרים כ- gate keeper ואת התכנון עושים יחד כצוות.
באפר:
יצירת באפר פרויקטלי כחלק מתוכנית הפרויקט. התכנון המשותף מייצר לויאליות. כולם רואים את התלויות והקשרים ויש באופן טבעי הקצאה של מישכי זמן קצרים יותר. כלומר שהבאפר מתוכנן ומוסכם על כולם.
ניהול הבאפר:
ניהול הבאפר נעשה בפגישה יומית (FIR) קצרה וממוקדת בה השאלה מתמקדת בעתיד ולא בעבר. מהלך של פגישה זו כולל:
- בחינת הקונצ'רטו לבדיקת השרשרת הקריטית
- שאלה למבצעים "כמה זמן נשאר לך לסיים את המשימה/ מה אתה צריך כדי לסיים?"
- מציאת פתרונות לבעיות שעלו
- העברת משימות ממוקדות לצוות ליום העבודה הבא
תוצאות ההטמעה:
שפה אחידה- כולם ממוקדים על אותן משימות
שקיפות- יש תוכנית אינטגרטיבית אחת לכולם
סטנדרטיזציה של הניהול- מיקוד על "כמה נשאר לנו" וסנכרון טוב יותר בין המחלקות
גוף ה-PMO ופרויקט הטמעת ה-TOC, ליעד:
לפעמים תפקיד ה-PMO נתפס כמי שאמון על איסוף של נתונים. במקרה שלהלן תפיסת ה-PMO היא ככזה שמאפשר להנהלת הארגון לקבל החלטות עיסקיות נכונות ולשפר את הביצועים העסקיים של הארגון
יש בארגון 4 PMO על כמות של 250-300 עובדים.
פרויקט הטמעת ה-TOC ארך כשנה וניסיונם מלמד שהתנאים להצלחה הם:
- צורך אמיתי בשיפור- צורך שמגיע מרצון לשפר את הארגון והביצועים שלו באופן משמעותי (במעל ל- 25%).
- הנהלה תומכת- מדובר בדרגים הבכירים ביותר. תמיכה זו מאפשרת לרתום את העובדים לפרויקט.
- קבוצה פנימית חזקה בארגון -שמובילה את השינוי.
- שותף אמיתי להטמעה. במקרה של עת הדעת מדובר ב"פתרונות עיסקיים ממוחשבים- CBS" שליוו אותם כחברת יעוץ חיצונית ומומלצת.
קרדיט: http://www.freedigitalphotos.net/
ההרצאות שלעיל נתנו מבט היקפי, החל מהיכרות עם הארגון הייחודי הזה שנוגע לכל אחד ואחת מאיתנו מעצם היותו בעולם חינוך ילדינו, דרך רענון עקרונות ה-TOC , ועד לדוגמאות ליישום השיטה בשתי דוגמאות: של עולם התוכן ושל עולם פיתוח התוכנה.
חברת עת הדעת מעידה על עמידה במטרה ושיפור משמעותי ביעדיה העיסקיים.
אני רוצה להודות למארגנים, על הכנסת האורחים וההשקעה המוקדמת- שלום, אבינועם, קרן , שרון ובמיוחד – לליעד.
___________________________________________________________________
מארגנת הסיור- גלית יסקרביץ-טיץ, סגנית נשיא ב- PMI ישראל
הפניה לאתר העמותה: http://www.pmi.org.il/
