הכנות לחורף הגשום

דשבורד ניהולי לשיקוף סטטוס פרויקט

http://www.freedigitalphotos.net/

החלום של כל מנהל, בכל דרג בארגון, הוא לפתוח את יום העבודה שלו בלחיצה על "כפתור קסם" שיציג לו מידע עדכני ומדויק, תמונת מצב של התחום אותו הוא מנהל. המידע יכול להגיע בצורת דשבורד או דוח. ההבדל המרכזי בניהם הוא שדשבורד, בהגדרותו, הוא תצוגה ויזואלית של המידע המסכם, לרוב בעמוד אחד, לעומת דוח שיכול להגיע בתצורות שונות כמו טבלה, מלל, גרפים שונים ועוד ללא הגבלת תכולה או עמודים.

בניהול של פרוטפליו מרובה פרויקטים, פשוט או מורכב ככל שהיה, דשבורד ("לוח מחוונים" בעברית) שכזה הופך לכלי ניהולי-קריטי לקבלת החלטות שונות כולל ניוד משאבים ותקציבים – בזמן אמת. מנהלים כיום מוצפים במבול של מידע, נתונים, מדדים המופקים ממערכות שונות, הצורך בריכוז המידע לדשבורד מנהלים, ימנע הצפת מידע ויאפשר לארגון להתמודד ביעילות ולנקז את מבול המידע לכדי "מרזב" מרכזי אחד. לעיתים, כשמערכות המידע הארגוניות עדיין אינן מאפשרות זאת באופן אוטומטי, איסוף מידע ידני וארגונו בצורת דשבורד, יתן מענה פרקטי לצורך.

הדשבורד (לוח המחוונים) נותן למנהלים עסקיים יתרונות רבים, כולל:

נראות: לוח המחוונים מאפשר למנהל חשיפה, נראות ותובנה לביצועי הארגון/המחלקה, תוך הצגת מדדי הצלחה מרכזיים (KPIs) אחריהם בחר לעקוב. הלוח מאפשר למנהל למקד את תשומת הלב לאזורים שדורשים את התערבותו.

שיפורים שוטפים. אחד הציטוטים המפורסמים ביותר של פיטר דרוקר הוא: "אם אתה לא יכול למדוד את זה, אתה לא יכול לשפר את זה." לוח מחוונים מאפשר מעקב אחר הביצועים ובחינת מגמת השיפור לאורך זמן.

חיסכון בזמן: מנהלים רבים מבלים אינספור שעות כניסה למערכות עסקיות ולהפעלת דוחות. לעומת זאת, לוח מחוונים מציג תוצאות העדכניות בכל רגע נתון מה שחוסך שעות עבודה יקרות.

בקרת תוצאות אל מול התכנון: הרבה מנהלים משקיעים זמן רב בביניית תכניות עבודה. אז זהו רק השלב הראשון להצלחה. השלב השני הוא לוודא עמידה בתכניות. לוח המחוונים עושה בדיוק את זה. מאפשר לבחון תכנית מול ביצוע ולהתריע על

חריגות – בין אם מוצדקות או לא.

שיפורים בביצועי העובדים: מניסיוננו בארגונים שונים, כשמנהלים משקיעים את הזמן לעקוב אחר ביצועי הפרויקטים, עוקבים אחר מגמות ומנתחים פערי ביצוע בפועל אל מול תכניות – מושג שיפור משמעותי.

איך בונים את ה"מרזב" הזה נכון?

מטרת הדשבורד בסופו של דבר היא לתרגם נתונים גולמיים למידע שימושי, קריא ומובן. בניגוד לדוח השופך נתונים רבים ומאפשר חקירת עומק ועיון בנתונים המוצגים, הדשבורד אמור לתת מענה מהיר וקריא. ככל שזמן גיבוש התובנות של המנהל מתקצר, כך הדשבורד אפקטיבי ויעיל.  יש שלושה כללי ברזל ליצירת דשבורד אפקטיבי:

1. בחירת ערכים (KPIs) להצגה – בכדי שהדשבורד יהיה אפקטיבי, חשוב להגדיר את הערכים המדויקים אותם נרצה למדוד ולהציג בכדי להשיג שיפור ארגוני משמעותי. לא נוכל לעקוב אחר כל המדדים הארגוניים ולכן חשוב לדייק מהם אותם נקודות בדיקה (checkpoint) קריטיים שישקפו את המצב בצורה המיטבית.
2. אלמנטים ויזואלים – שימוש באלמנטים ויזואליים כמו גרפים, טבלות, חלוקה לריבועים, צבעים, גדלים וצורות – מה שנדרש כדי למנף תפיסה חזותית. במקביל יש להמנע מעודף צבעים או גרפים מתוחכמים מידי שיסיחו את הדעת מהמסר המרכזי. לרוב שימוש בצבעי הרמזור המוכרים (אדום, צהוב ירוק) מאפשרים למקד את תשומת הלב לאזורים "האדומים" לקבלת התייחסות.
3. Less is More (פחות זה יותר) – אם הוא אינו מתאים לדף אחד, הוא אינו לוח מחוונים, זהו דוח! מתן תמונה עסקית מלאה על עמוד אחד (בהנחה שזה משקף בבהירות את תמונת המצב) מאפשר הבנה מהירה של במידע. מחקרים קוגניטיביים עסקו בשאלה כיצד המוח האנושי מעבד מידע והוכיחו כי היכולת לדמיין את כל מקורות המידע הקשורים זה בזה מעצימה את הקלות והבהירות בהבנת המשמעות הכוללת של מידע המוגדר ביתר דיוק.

השימוש בלוחות המחוונים בכלל ולפרויקטים בפרט, ממשיך להתרחב וחשיבותו גדלה ככל שהארגון מתמקצע בניהול פרויקטים. אז כאשר הארגון לומד להציב לעצמו יעדים ברורים ומדידים, הדשבורד  הופך לכלי מרכזי בקבלת החלטות אסטרטגיות וטקטיות אפקטיביות לנוכח הלחצים התחרותיים הגלובליים ההולכים וגדלים.

בהצלחה!

כאן בשבילך, גילית סגל, וצוות Leadera

נ.ב.- אם את/ה רוצה להיות הראשון/ה שמקבל/ת עדכונים, את/ה מוזמן/ת להרשם לניוזלטר באתר.