ניהול סיכונים בפרויקטים

המצוי והרצוי בניהול סיכונים בפרויקטים

בבלוג הקודם עסקנו בחשיבות העצומה שבניהול סיכונים פרויקטלים כמתכון בטוח לשינה ערבה של המנהל/ת בלילה. אם ננהל סיכונים בשוטף, ביומיום, ולא רק מסקר סיכונים אחד למשנהו, ונוודא שכל פעם כשיש סיכון חמור/ אדום – אנחנו מיידעים את המנהל/ת שלנו ומביאים את האלטרנטיבות להפחתת הסיכון – נצליח למנוע הפתעה לרעה ונאפשר לו/לה לישון טוב יותר בלילה.

אבל מה קורה אם התרבות הארגונית לא מעודדת איתור סיכונים? לא מורגלת בהערכת סיכונים? חוששת מסיכונים משמעותיים/אדומים?

למה בכלל  צריך להתעסק עם משהו שאולי לא יקרה?

מה קורה כשמנהל חושש מסיכונים? אינו מעוניין לראות סיכונים "אדומים"? או לא מעוניין לעסוק באירועים  שאולי לעולם לא יקרו?

שאלות אלה ואחרות הופנו אלינו ע"י צוות מנהלי הפרויקטים באחד מתהליכי הייעוץ שערכנו. השאלות עוררו אצלנו תמיהה במיוחד לאור מפגש האבחון שערכנו בתחילת הדרך עם מנהל החטיבה שהדגיש את החשיבות העצומה בניהול סיכונים לאור מרבית הפרויקטים אצלו המאופיינים בסיכון גבוה . מסוג הפערים שנראים פשוטים לגישור אבל מסתבכים תודות לתרבות ארגונית רבת שנים שקיבעה דפוסי חשיבה מסוימים.

מנהלי הפרויקטים עסוקים בפרויקטים ארוכי טווח, פרויקטים מורכבים מכל בחינה שהיא, אין סוף בעיות ותקלות שצצות ודורשות תשומת לב כאן ועכשיו, לאן מכניסים ניהול סיכונים? הרי כולם כל כך עסוקים בפתרון בעיות שכבר נמצאות לפתחנו ומעמידות בסכנה את המשך הפרויקט…

כי אפשר לנסוע ממטולה לאילת עם סיכון לפנצ'ר בגלגל ולהגיע בשלום!

כשיצאנו לדרך הערכנו שהשאלות נובעות מתוך החשש מתרבות ארגונים רבת שנים שמעדיפה לעסוק בהצלחות ולדחוף קדימה לחדשנות בכל מחיר. שינוי דורש זמן.

בתחילת המסע, פגישות הסטטוס עם ההנהלה היו די מתוחות. המשתתפים היו מורגלים לראות בעיות חמורות (מהסוג שעוצרות את הפרויקט) בצבע אדום ולצלול לדיון טכני, עמוק וארוך על דרכי פעולה אפשריים. כשמנהל הפרויקט הציג את מפת הסיכונים ומספר סיכונים הופיעו בריבועים האדומים, התחילה מהומה.

מנהל הפרויקט ניסה להסביר כי סיכון אדום הוא אירוע הנמצא בסיכוי גבוה להתממש ואם זה אכן יקרה, תהיה לו השפעה משמעותית על הפרויקט. הוא עדיין סיכון ועדיין לא התממש ויש סיכוי שהפרויקט כולו יסתיים בהצלחה והסיכון לעולם לא יתממש.

ההנהלה מצידה קפצה ואמרה כי לא יתכן שדין בעיה אדומה כדין סיכון אדום. עד שהסיכון לא יתממש, אפשר להשתמש בצבע פחות מאיים כמו כתום או ירוק אבל בטח לא אדום. הצבע מסית את הדיון כולו למשהו לא חשוב כרגע, שאולי מעולם לא יתממש.

מנהל הפרויקט, בהכוונתנו, חזר והדגיש כי הצורך לעסוק בסיכונים הוא עדיין הכרחי וסיכונים אדומים יהיו בפרויקט כמו גם צהובים וירוקים. כשנוסעים לאילת ברכב, קיים סיכון לפנצ'ר באחד או יותר מגלגלי הרכב. הסיכון הוא חמור/אדום שכן אם יתממש לא ניתן יהיה להמשיך בנסיעה. הרוב המכריע של הנוסעים, מגיע לאילת מבלי שהסיכון התממש אבל לא כולם. וכשזה קורה, כדאי ורצוי שיהיה זמין ברכב או קצף למילוי הגלגל ו/או גלגל רזרבי תקין וכן כלי עבודה מתאימים וכמובן את הידע הנדרש לבצע או לחילופין מספר טלפון זמין של שירותי דרך לעזרה. בכל מקרה, נהג שנכנס לרכב ויוצא לנסיעה ארוכה כדאי שידע מראש מה תכנית הפעולה שלו ויוודא שכל מה שנדרש לצורך זה, נמצא זמין.

אז באיזה צבע הסיכון?

ברור לכולם שהצבע הוא לא העניין ולכן כל פשרה שעסקה בצבע אחר או גוון אחר לא הייתה רלוונטית. עלו הצעות כמו אדום בהיר יותר לסיכון וכהה יותר לבעיה או אולי לנהל סיכונים ללא צבעים בכלל. אך האם באמת הצבע הוא העניין? ברור שלא. הוויכוח עסק ביכולת הארגונית להבחין בין בעיות לסיכונים. ביכולת הארגונית לזהות סיכונים לפני שיתממשו ולהגדיר דרכי פעולה אפשריים במטרה למנוע משבר.

חשוב לזכור – סיכון שלא אותר מראש אך התממש הופך לבעיה ורבות מהבעיות שנתקלים בהם יהפכו לסיכונים בפרויקטים הבאים. זו למידה ארגונית.

ניהול סיכונים ככלי לניהול הפרויקט

שמעתי בעבר הרצאה של סמנכ"ל בכיר מאוד מחברה גדולה במשק הישראלי שהסביר שמבחינתו ניהול סיכוני נמצא בליבת התפקיד של כל מנהל בכל ארגון ובכל דרגה שהיא. הוא סיפר על תהליכי איתור סיכונים, הערכת סיכונים וניהול סיכונים שמתבצעים בארגונו באופן שוטף אחת לתקופה ומהווים כלי ניהולי קריטי למנכ"ל ולמועצת המנהלים. "מנהל שאינו מנהל סיכונים בצורה שיטתית חוטא לתפקידו".

בדיוק כאן, בנקודה הזו, נכנסת המקצועיות של מנהל הפרויקטים. היכולת שלו להסתכל למציאות בעיניים ביקורתיות, לעודד איתור סיכונים ויצירת אלטרנטיבות כחלק מהפעילות השוטפת של הפרויקט.

במהלך המסע שעשינו עם הארגון שחשש מגווני האדום, הספיק סיכון משמעותי אחד שאותר ונוהל כהלכה, כדי שאופי הדיון בישיבות סטטוס ההנהלה יקבל תפנית. סיכון אחד שהתממש, ותכנית המגירה נתנה מענה, ומנעה משבר משמעותי שהעמיד בסכנה את הפרויקט כולו. אז, במקרה כזה, החשיבות והמשמעות של ניהול סיכונים ככלי ניהולי מקבלת משנה תוקף והתועלת שבו מתחדדת.
מניסיוננו הרב, אין מנוס מניהול סיכונים כי אם לא נאתר וננהל אותם – הם ינהלו אותנו.

אם גם אתם רוצים להפוך את ניהול הסיכונים לחלק אינטגרלי מהשיח הפרויקטלי, פנו אלינו.

מוזמנים לשתף,

גילית סגל, מנהלת פרויקטים ויועצת בכירה Leadera

מומחית למצוינות וניהול פרויקטים בפריסה גלובלית

אם אתם רוצים להיות בטוחים שתקבלו את הפוסט הבא,

אתם מוזמנים להרשם לניוזלטר באתר Leadera.