מה אני יכול לעשות כמנהל על מנת שאחוזי הצלחת הפרויקטים בארגון שלי יגדל?

אז קודם כל- הנתונים מעודדים, אחרי לא מעט שנים שאחוזי הפרויקטים המצליחים היו בירידה (מבלי להכנס כרגע מי מודד ולפי איזה קריטריונים…), הרי שלאחרונה אנחנו מתבשרים שהמגמה משתנה ואחוזי הפרויקטים המצליחים בעליה.

יתרה מכך, במחקר עדכני של PMI (עמותה גלובלית מקצועית בתחום ניהול פרויקטים שמקום מושבה בארה"ב) חולקו הארגונים לכאלו שמצליחים- "אלופים", Champions, ולכאלו שמצליחים פחות- "לא מתפקדים", Underperformers.

האלופים הוגדרו ככאלו ש 80% או יותר מהיוזמות והפרויקטים שהם מבצעים עומדים ביעדי התקציב, הלו"ז והשגת מטרותיהם, והם בעלי בשלות במימוש התועלות העיסקיות שלהם. בעוד אצל הלא מתפקדים מדובר ב 60% או פחות. (לינק למחקר 2017 של העמותה).

על מנת להבהיר, מדובר בכל פעולה שהארגון יוזם על מנת לממש את האסטרטגיה שלו ומטרותיו, ולהוביל לשינוי, גם אם לא נקראת בשם המפורש "פרויקט". אם אני בעל חברה להפקת ארועים, כל ארוע שאני מפיק הוא פרויקט; אם אני מוביל שינוי ארגוני ו/או אסטרטגי, יישום האסטרטגיה החדשה היא באמצעות ניהול פרויקט; אם אני מנהל יחידה שמפתחת מוצרים ללקוחות, כל פיתוח מוצר הוא פרויקט; ואם אני מוביל סטארטאפ כנראה שאני מנהל פרויקט…

resource: PMBOK6 by PMI, Sep 2017

אז איך אני יכול להתקדם ולהשתייך ל"אלופים"?

באמצעות מקצוענות בניהול פרויקטים, והקניית מיומנויות ניהול פרויקטים לעובדים שלי:

• שפה, טכניקות ושיטות-

• לאפשר להם להכיר את שפת ניהול הפרויקטים.
  הנושא הזה יחסית קל, ריכזו עבורנו הכל בספר מתודי אחד שנקרא "גוף הידע בניהול פרויקטים" (PMBOK). רק לאחרונה יצאה גרסה חדשה ומעודכנת עליה תוכלו לקרוא בפוסט הזה. אז שילחו אותם לקורסים שמקנים מיומנויות בניהול פרויקטים, כנסים דוגמת הכנסים של PMI הישראלית, ימי עיון ופורומים מקצועיים, וכד'.

• כישורים רלבנטיים-

• הכישורים הנדרשים בתחום פרויקטים הם לא מעטים ודורשים ורסטליות ויכולות רבות. "רשימת המכולת" של כישורים אלו נמצאת ב"משולש הכישורים בניהול פרויקטים ". פה זה כבר יותר מורכב כי דורש לא רק ידע, אלא גם התנהגות והתנהלות מסוימת, ואלו לא נלמדים ולא נרכשים ביום אחד. יתרה מכך- קשה לעיתים לרכוש אותם כי הם דורשים להשתנות, לאמץ שיטות חדשות ולהפטר מהרגלים ישנים. אז תעזרו בפונקציית משאבי אנוש שלכם כדי לאתר פערים בכישורי העובדים ולבנות להם תוכנית פיתוח מקצועי רלבנטית. ניתן לתת מענה לפערים אלו בתוך הארגון באמצעות יועצים ארגוניים, תוכנית מנטורשיפ וכד', או בעזרה מבחוץ באמצעות ליווי פרטני, קורסים וסדנאות, ועוד.

• דפוסי פעולה נדרשים-

• נמצאו מספר דפוסי פעולה שמאפשרים פרויקטים מצליחים:

• עובדים הפועלים כשותף אסטרטגי בארגון שלהם

  • מקפידים להיות מעודכנים ולעמוד בקצב השינויים שקורים, אם זה מבחינת התקדמות טכנולוגית, השינויים בעולם העבודה, או הציפיות הגבוהות של הלקוחות בעידן של רשתות חברתיות ועדכון קבוע.
  • מתחברים ומחברים בין הפרויקט שלהם לספונסרים בארגון ולפונקציית ה-PMO, אם קיימת. הם מהווים מבחינתך, כמנהל שלהם, את הכתובת לפנות אליה בכל מה שקשור לפרויקט שלהם.

• עובדים המחברים בין האסטרטגיה לפעולותיהם

  • הם מכירים את האסטרטגיה הארגונית ואיך הפרויקט שלהם רלבנטי אליה. זה אומר בין השאר שהם יודעים מה התועלת שהפרויקט שלהם מייצר לארגון.
  • מגדירים יחד איתך ועם הנהלת הארגון דרישות ברורות ומטרות מוגדרות ומדידות לפרויקט, כך שלכולם מסביב ברור מה עושים ולמה זה טוב.

• עובדים המאמצים גישות גמישות

  • הם מכירים במציאות הדינאמית והמשתנה, ומגלים גמישות בדרך בה פועלים תוך התאמת הגישה של ניהול הפרויקט לצרכים משתנים אלו.

כמנהל אני יכול להגדיר לאנשיי דפוסי פעולה אלו כנדרשים ומוערכים על ידי, במסגרת שיחות עבודה, תיאום ציפיות ופגישות הערכת ביצועים תקופתיות.

שורה תחתונה

על מנת לתרום להצלחת הארגון שלי בהשגת מטרותיו, יישום האסטרטגיה שנקבעה, מימוש התועלות העיסקיות והשתייכות לקבוצת ה"אלופים"- עליי לקדם הבנה ושפה של ניהול פרויקטים.
כיוון שבידיי האחריות לעובדים שלי, ועליי מוטלת האחריות לביצועים שלהם- הקניית יכולות בניהול פרויקטים תתרום לכל הנוגעים בדבר.

פעולות נוספות לטיפוח ושימור מנהלי פרויקטים לשם הגדלת ריווחיות החברה ניתן לקרוא בפוסט זה.

מאחלים לך הצלחה רבה בתהליך ההתמקצעות! כאן בשבילך, גלית יסקרביץ- טיץ, וצוות Leadera

נ.ב.- אם את/ה רוצה להיות הראשון/ה שמקבל/ת עדכונים, את/ה מוזמן/ת להרשם לניוזלטר באתר.