Project charter
מה זה מסמך ייזום?
את המונח מסמך ייזום כבר שמעתם? ואולי כתב אמנה? יש כאלה המכירים אותו בתור Project charter. אז על מה אנחנו מדברים פה בעצם?
לפי הגדרת ה PMBOK ורסיה 5, מסמך ייזום פרויקט הוא "מסמך המופק על ידי יוזם הפרויקט או נותן החסות, המאשר את קיומו של הפרויקט באופן רישמי ומספק למנהל הפרויקט את הסמכות להשתמש במשאבים ארגוניים עבור פעילויות הפרויקט."
זהו למעשה אחד המסמכים הראשונים בפרויקט ואחד החשובים שבהם, שמתעד פורמלית את ההחלטה להתקדם ולבצע את הפרויקט, תוך מינוי מנהל פרויקט אחראי.
מה כולל המסמך?
המסמך מתעד את הצרכים העיסקיים, את ההנחות, האילוצים, את הבנת צרכי הלקוח ודרישות העל ואת המוצר/ תוצאה שהפרויקט נועד לספק.
נושאים במסמך הם:
- מטרת הפרויקט או הצדקתו
- יעדי פרויקט מדידים וכיצד למדוד את הצלחתם
- דרישות עיקריות
- הנחות ואילוצים
- תיאור כללי של הפרויקט וגבולותיו
- סיכונים מרכזיים
- אבני דרך מרכזיות בלוח הזמנים
- תמצית התקציב
- רשימת בעלי ענין
- כיצד הפרויקט יאושר לסיום
- מינוי מנהל פרויקט, אחריותו ורמת הסמכות שלו
- שמו וסמכותו של נותן החסות שמאשר את מסמך הייזום
מסמך הייזום אינו מהווה את תוכנית הפרויקט המקיפה, שתבוא רק בשלב הבא, הלוא הוא שלב התכנון. כרגע, בשלב הייזום, אין עדיין מידע מלא ולכן כאן לא מדובר בלוח זמנים מקיף ומפורט, או בניתוח סיכונים שלם, אלא תכנון-על של הפרויקט על מנת לוודא שהוא ישים במסגרת הנתונה ותחת האילוצים המזוהים.
הרציונל בכתיבת מסמך הייזום, טרום הכנת תוכנית מלאה, הוא שבניית תוכנית פרויקט מקיפה, המכונה Project Management Plan (PMP) , דורשת משאבים רבים של זמן, כסף, אנשים, ואין טעם או אפשרות לצאת להשקעה הזו בתכנון, לפני שלא מאשרים פורמלית את הפרויקט בארגון.
את המסמך אמור לכתוב, או לפחות לחתום, הספונסר של הפרויקט, כחלק משלב ייזום הפרויקט.
למה זה חשוב לי כמנהלת הפרויקט?
מכמה וכמה סיבות.
ראשית כי המסמך מהווה את האישור הפורמלי לפרויקט בארגון, כלומר שבאופן תאורטי אם אין מסמך ייזום, אין לי פרויקט לנהל…
שנית, כי מסמך הייזום כולל את המינוי שלי להוביל את הפרויקט. בעולם המטריציוני של ימינו, בו אין לי כמנהלת פרויקט סמכות ישירה על צוות הביצוע, כתב המינוי הזה מהווה את הדבר הקרוב ביותר לסמכות שאקבל.
שלישית, מפני שבמסמך מוגדרת מהי הצלחת הפרויקט וכיצד תימדד, אז אם לא יהיה לי מסמך ייזום, איך אדע מהן מטרותיי ומה בעצם מאפשר לי להצליח בתפקידי?
בנוסף המסמך עושה סדר ומבהיר מידע נחוץ לתחילת הדרך.
לכן, גם אם אצלכם בארגון לא מונהג מסמך ייזום- כדאי ומומלץ לשאול ולאסוף את המידע, על מנת לצאת לדרך בצורה המיטבית כך שהמטרות ברורות לכולם.
אז מה הקשר ליציאה לחופשה?
רובנו, בעיתוי זה של השנה, מתחילים לחשוב על החופשה המשפחתית שתקרה איפשהו בחודשי הקיץ, אנחנו מקוות.
בהנחה שחופשה משפחתית היא פרויקט, כפי שכבר דיסקסנו בפוסט קודם, הרי שצריך להתחיל עם מסמך ייזום, כזה שיאפשר לנו להבין שהחופשה ישימה במסגרת הנתונה ותחת האילוצים המזוהים.
כשם שכל פרויקט שונה ממישנהו, עם מטרות שונות, בעלי ענין שונים וסיכונים אחרים, הרי שגם לכל משפחה יהיה פרויקט שונה ומסמך ייזום בהתאם. נראה שתי דוגמאות:
מה דעתכם? המסמך מבהיר, מסדר ומאפשר להתקדם לשלב התכנון המפורט?
אם מצאתם אותו ככזה, אתם מוזמנים ליצור אחד לפרויקט שלכם (ו/או עבור החופשה הפרטית שלכם ).
והכי חשוב- תבלו ותעשו חיים בחופשה!
להשתמע בפוסט הבא,
נטע קופלמן-הורביץ וגלית יסקרביץ-טיץ
נ.ב.- אם אתה רוצה להיות הראשון שמקבל עדכונים, אתה מוזמן להרשם לניוזלטר באתר.
