PMO, Project Management Office, או בעברית "המשרד לניהול פרויקטים".

מדובר בגוף ארגוני ותפקיד די חדש בנוף הישראלי ומאד צומח.

מה זה PMO?

קרדיט: http://www.morguefile.com

"גוף או ישות ארגונית שמייצר אחידות בכל מה שקשור לתהליכי מימשל פרויקטים, מתודולוגיות, כלים וטכניקות,  ומאפשר חלוקה של משאבי הארגון.
אחריות של PMO יכולה לנוע החל ממתן תמיכה ניהולית למנהל הפרויקט ועד לאחריות מלאה על ניהול ישיר של פרויקט אחד או יותר."

זו הגדרת התפקיד כפי שמתוארת  ב- (Project Management Body of Knowledge (PMBOK ,  גוף הידע בניהול פרויקטים מטעם ה- Project management Institute (PMI).
ה- PMBOK מהווה סטנדרט גלובאלי לניהול פרויקטים ואוסף של Best practices .

מחקרים מראים שבעוד שבשנת 2000 גוף PMO  היה קיים ב 48% מהארגונים, הרי שבשנת 2010 גוף זה כבר היה קיים ב 84% מהארגונים!

למה צריך PMO?

PMO  נדרש במקומות בהם יש ניהול רב פרויקטלי, דהיינו לא פרויקט בודד אלא ראייה מערכתית של מספר פרויקטים בו זמנית, מה שמכונה בעגה המקצועית ניהול פורטפוליו פרויקטים.

במצבים כאלו חוסר סנכרון, הקצאת משאבים, תעדוף משימות וריבוי בעלי ענין הם מציאות יומיומית. בניית תהליכי עבודה, מנגנוני מימשל פרויקטים, מתודולוגיות, כלים, טכניקות ועוד, מאפשרים לייצר פלטפורמה להתמודדות עם הסביבה המורכבת שמזמן ניהול רב פרויקטלי.

הכוונה היא לייצר פונקציה שתומכת בניהול פרויקטים, מסייעת, מקדמת ומאפשרת הצלחה של הפרויקטים.

גם במקרים של פרויקט בודד אך מורכב, גדול ובעל בעלי ענין רבים, או ניהול תוכנית- יש מקום ל PMO  כחלק מהנהלת הפרויקט המסוים.

איך נראה ה- PMO?

קיימות מספר תצורות אפשריות ותכולות תפקיד של PMO. מכיוון שהצרכים של ארגון א' שונים מצרכים של ארגון ב' הרי שה- PMO לובש ופושט תצורות בהתאם לארגון בו נמצא ובהתאם לצורך הארגוני באותה נקודת זמן.

למשל, יש קשר ישיר בין גודל הארגון להמצאות פונקציית ה-PMO בו. מכיוון שמדובר בפונקציה התומכת בניהול רב פרויקטלי הרי שבאופן טבעי הצורך ב PMO  בארגון גדול גדולה משמעותית מאשר בארגון קטן עם פחות פרויקטים.

או- בארגון מסוים המיקוד של ה-PMO יהיה יותר בבקרה תקציבית ובארגונים אחרים המיקוד יהיה יותר במעקב חריגות בלוחות זמנים.

דוגמא אחרת היא ארגון שרק מתחיל להכיר בעובדה שהפעילות המתבצעת בו היא פרויקטלית ולמעשה מתקימת סביבה רב פרויקטלית, אז כדאי להגדיר שיטות עבודה אחידות בניהול פרויקטים ולבנות למעשה מתודלוגיה פנים ארגונית לניהול פרויקטים.

ואם הארגון כבר בנה שיטות עבודה לניהול פרויקטים, ויש תהליך עבודה מומלץ, אז כדאי למקד אנרגיות ולהשקיע בהטמעת המתודולוגיה, בלימוד, הכשרה, הפנמה, ליווי וכד' של מנהלי הפרויקטים כדי להפוך את התורה והנוהל הכתוב למציאות בשטח.

וכן הלאה.

שמות רבים יש ל-PMO:

לא רק שמבנה ותכולת התפקיד משתנים בין ארגונים, אפילו השם לא בהכרח זהה ולא תמיד נקרא PMO. שמות נפוצים אחרים הם:

• Enterprise Project Management Office –EPMO
• יחידת תכנון ובקרת פרויקטים
• סמנכ"ל פרויקטים
• מנהל מחלקת פרויקטים
• מרכז מצוינות בניהול פרויקטים
• בגופי מערכות מידע נקרא גם Office of the Chief Information Officer (OCIO)

ועוד.

אז איך תדע איזה PMO  להיות?

כזה שנותן ערך לארגון. משמעו שנדרש קודם כל להבין מי הלקוחות שלך, ומה הצרכים שלהם ובהתאם לזה להגדיר  את המטרות, לבחור את התצורה ולקבוע תכולות תפקיד.

כיום יודעים להגיד שהמשרד לניהול פרויקטים, PMO, משנה תצורה בממוצע אחת לשלוש שנים.

אז הנה הזדמנות לקריירה דינאמית ומגוונת.

בהצלחה!

גלית

ם את/ה רוצה להיות בטוח/ה שתקבל/י את הפוסט הבא,

את/ה מוזמן/ת להרשם לניוזלטר באתר Leadera.

אם אהבת את המאמר וברצונך לקבל תכנים נוספים בנושא ניהול פרויקטים, אני מזמינה אותך לעשות לייק לדף הפייסבוק של לידרה – שם אני משתפת תכנים מעניינים על התחום