ארגונים רבים כבר הבינו והטמיעו את החשיבות בניהול נכון ומקצועי של פרויקטים. אולם מה עושים כשמספר פרויקטים מתנהלים בכפיפה אחת באותו ארגון ודורשים משאבים משותפים ומוגבלים בארגון?
והאם בוחנים את ההחלטות לגבי הפרויקטים בהתאם לשינויים התכופים שקורים?
ניהול פורטפוליו פרויקטים מאפשר תעדוף של פרויקטים ומשאבים בהלימה לאסטרטגיית הארגון באופן מובנה וחוזר על עצמו.
למה הכוונה?
בכל יחידה ארגונית מנוהל סט של פעילויות הכוללות: פרויקטים*, תוכניות* ועוד, המכונים כולם יחד "פורטפוליו פרויקטים"*.
יכול להיות מדובר בפרויקטים פנים-ארגוניים, פרויקטי שיפור, פרויקטי מיכון, פרויקטי פיתוח מוצר, פרויקטי Delivery ועוד.
ובתרשים:
בעוד מתודולגיות לניהול פרויקטים מתמקדות בניהול נכון של הפרויקט,
הרי שמתודולוגיות לניהול פורטפוליו פרויקטים מתמקדות בניהול הפרויקטים הנכונים!:
ניהול טוב של פרויקט בודד לא מבטיח שזה הפרויקט הנכון;
ניהול יעיל של פרויקט בודד עדיין לא מבטיח שסך הפרויקטים בארגון מנוהל באופן המיטבי.
בעולם בו אנו חיים, ארגונים אינם יכולים לבצע את כל הפרויקטים הפוטנציאליים, "השמיכה קצרה" ונדרש אלמנט של בחירת הפרויקטים הנכונים תוך מיקסום המשאבים המוגבלים.
בנוסף, השינויים התכופים המאפיינים את תקופתינו, מייתרים פעמים רבות את ההחלטות שקיבלנו זה לא מכבר.
ניהול פורטפוליו פרויקטים מאפשר למקסם ניצול משאבים ע"י תעדוף נכון של פרויקטים.
יתר על כן, מכיוון שמדובר בתהליך מובנה ורציף יש יכולת להתמודד עם שינויים נדרשים.
איך עושים את זה?
על ידי תהליך עיסקי מתמשך ומנגנון מובנה של החלטות שכולל :
תהליך זה דורש כמובן מנגנון ניהולי תומך המגדיר את בעלי התפקידים ואחריותם לביצוע הפעולות המתוארות לעיל. החל ממודעות ותפיסה ניהולית מתאימה של הדרג הבכיר בארגון, דרך קביעת פונקציות ארגוניות תומכות דוגמת וועדת היגוי/ וועדת השקעות, משרד לניהול פרויקטים, מנגנון איסוף מידע הנוגע לפרויקטים שיאפשר קבלת החלטות מושכלת ואמינה בזמן אמת, ותהליכי עבודה ושגרות ניהול מתאימות.
כמובן שהתהליך צריך להיות איטרטיבי ורציף על מנת לתת את תוצאותיו.
למשל,
קביעת תהליך בחירת פרויקטים ליישום על בסיס קריטריונים אחידים שנקבעים מראש; איסוף המידע הנדרש לשם קבלת החלטות בדבר אישור פרויקטים, כגון הערכת השקעות נדרשות בצד תועלות מצופות; ריכוז הנתונים באופן שיאפשר השוואה בין פרויקטים פוטנציאליים שונים; וקביעת בעלי התפקיד האחראים לקבל החלטה בנדון.
בנוסף- קביעת פורום בכיר לקיום פגישות סטטוס בתדירות שיוחלט במטרה לסקור את הפרויקטים שהוגדרו כאסטרטגיים, ולבחון את מידת עמידתם במטרות שהוגדרו, לסקור סיכונים ולקבל החלטות שמקדמות את הפרויקטים. בפגישות אלו גם יועלו בעיות שנדרש עבורן תהליך אסקלציה לשם פתרונן על ידי הפורום. ועוד.
ארגון שיפעל בדרך זו יקנה לעצמו יכולת אסטרטגית שתשפר משמעותית את היתרון היחסי שלו אל מול מתחריו, ינצל טוב יותר את משאבי הארגון וימקסם תפוקות, ישיג יותר בפחות, יתן שירות טוב יותר ללקוח, יהיה בעל יכולת טובה יותר של עמידה בלוחות זמנים והגעה מהירה יותר לשוק ועוד.
ניתן וכדאי ללמוד מניסיונם של אחרים.
גלית יסקרביץ- טיץ, PMP
קרדיט: http://www.freedigitalphotos.net/
