קורס בניהול פרויקטים

העברת מקל בפרויקט

שוב אנו מתכוננים לקורס נוסף בניהול פרויקטים, וכהכנה לקורס נפגשנו עם מספר בעלי תפקיד בארגון כדי ללמוד ולאתר דגשים לקורס. כבר במפגשי הכנה הבנו את מה שהתבהר לנו מאוחר יותר במסגרת הקורס, והוא שהתהליך הארגוני מתנהל כמרוץ שליחים, בו המקל נופל בין שליח לשליח, ולא תמיד יש זמן ואנרגיה להרים את המקל ולהשלים את ההעברה המסודרת.

"מה עושים" שאלו אותנו. והתשובה? "מעבירים מקל מסודר בדיוק כמו במרוץ שליחים"! כל ארגון והתהליך הארגוני שלו, כל ארגון והעברות המקל שלו. אחד הנפוצים הוא העברת המקל מארגון המחקר והפיתוח לארגון התפעול והייצור. בארגונים יצרניים שונים, הפרויקט מתחיל את דרכו בשלב הייזום במחלקת מחקר ופיתוח ועובר למחלקת התפעול והייצור בהמשך דרכו. בארגונים אחרים המקל עובר מהקמה לתחזוקה, יש כאלו בהם המקל עובר מיישום לשירות וכד'. בכל מקרה מדובר בתום הפרויקט ומעבר לשלב הבא כחלק מה- Life Cycle Cost (LCC).

פעמים רבות המבנה הארגוני מחלק את האחריות בין מחלקות שונות בארגון, כך שממונה "אחראי" פרויקט במחלקת המחקר והפיתוח/הקמה/יישום ו"אחראי" אחר במחלקת הייצור והתפעול/תחזוקה/שירות.

שתי מחלקות, שני אחראים שונים (לפעמים יותר) ופרויקט אחד – איך מביאים אותו לסיום המוצלח?

אז המקל נפל – מה הבעיה?

אחת הבעיות הנפוצות בהפלת המקל הוא חוסר זרימת הידע והמידע הרלוונטי לפרויקט. צד א' חוגג את סיומו המוצלח של שלב המחקר והפיתוח וצד ב' יוצא לדרך חתחתים רצופת קשיים, סיכונים שמתממשים, בדיקות שלא מצליחות, עלויות בלתי צפויות. איבוד המידע הכל כך קריטי בשלב הזה, יפגע בתוצאות בטווח הקצר בוודאות אך גם בטווח הארוך. בניתוח לאחר מעשה נגלה שכל אחראי, מכל צד של הארגון, עשה את המיטב ובמקצועיות רבה ובכל זאת, משהו לא צלח.
הבעיה הזו, שנגרמת עקב אינטרסים שונים של שני הצדדים, היא כה נפוצה, שזכתה לכינוי- לזרוק את הפרויקט "מעבר לחומה".

שאלה חשובה בהקשר זה היא סביב "גבולות הגזרה" של מנהל הפרויקט. איפה זה מתחיל, איפה זה מסתיים ומה חלקו בהצלחת הפרויקט. לפעמים השאלה הזו מסתכמת בשאלה סמנטית לכאורה, והיא- האם נקרא להעברת המקל בשם "מסירה" או "קבלה"?… שאלה סמנטית לכאורה אך למעשה עקרונית ביותר- האם אני כמנהל פרויקט מוסר ולא ברור או אכפת במיוחד מה קורה בצד השני, כלומר- מקל נופל; או שאולי אני מוודא קבלה של הצד השני, שמבין, הסכים וקיבל, ולמעשה מאשר לי שקיבל את המקל בהצלחה?

הדיון בקורס היה סוער והפעם עם מחלקת התפעול. בשלב כלשהו בתהליך, "נזרק אליהם" המקל ממחלקת המחקר והפיתוח וכשהפרויקט מגיע אליהם, הוא כבר בשלבים מתקדמים, ההנהלה ממתינה בקוצר רוח להכנסות המובטחות והלקוח כבר ממתין בקוצר רוח למוצר המופלא שייתן מענה לכל צרותיו. בתווך, מחלקת התפעול שאמורה לקחת את הדגם שפותח ולהפוך אותו למוצר נמכר. הדיונים בקורס הבהירו למשתתפים ממחלקת הייצור את החשיבות בהשתלבות בצוות המוביל של הפרויקט עוד משחר ילדותו במחלקת המחקר והפיתוח, ועד להבשלתו למוצר הנמכר ללקוח.

והפתרון?

בדיונים שנערכו בקורס, בהשתתפות מנהל מחלקת התפעול, עלה הצורך למנות מנהל פרויקט שילווה אותו מא' ועד ת' – ובמילה אחת – יקח אחריות על ניהול התהליך כולו, במקום להעביר את המקל בין תחנות שונות בתקווה שלא ייפול בדרך.
פתרון נוסף שעלה לדיון היה להמשיך את מרוץ השליחים הארגוני תוך מתן דגש להעברת העברת המקל (דגש על תיעוד, הקצאת זמן להעברת מידע, בדיקות מוקדמות ועוד). לא עוזבים את המקל עד שהמקבל לא תופס אותו! במילים אחרות, מגדירים בתהליך המתודולוגיה הארגונית לניהול פרויקטים את שם השלב הזה כ-"קבלת הפרויקט", ומגדירים במדויק מה הוא כולל בהתאם לצרכי המחלקה המקבלת.

לסיכום

מנהל פרויקט פרואקטיבי, יכול לייעל את תהליכי העברות המקל. הארגון המדובר בחר בפתרון האולטימטיבי. הפחתת הסיכון שבנפילות המקל ומינוי מנהל פרויקט שיבקר ויבטיח העברת מקל מסודרת ויפחית את הסיכון שבנפילת המקל. על הדרך הרווחנו גם הבנה טובה יותר של תפקיד מנהל הפרויקט וגם ניהול סיכונים אפקטיבי! לכולם כבר היה ברור שנדרש שינוי לקראת תרבות ניהולית אחרת במחלקה, והקורס היווה את יריית הפתיחה.

אנחנו מזמינים גם אתכם להגדיר ולוודא שהמקל בפרויקטים שלכם לא נופל, להיות מקצוענים ולהצליח במרוץ השליחים.

גילית סגל, מנהלת פרויקטים ויועצת בכירה Leadera

מומחית למצוינות וניהול פרויקטים בפריסה גלובלית

אם אתם רוצים להיות בטוחים שתקבלו את הפוסט הבא, אתם מוזמנים להרשם לניוזלטר כאן באתר Leadera.