בפוסט קודם התיחסנו לבקרת פרויקט ומדדי ביצוע, יתרונות וחסרונות. תיארנו איך למעשה בקרת פרויקט היא מחויבת המציאות ויחד עם זאת כרוכה בלא מעט חסרונות וקשיים.

ולכן נשאלת השאלה איך ניתן לבקר פרויקט בצורה שתאפשר מימוש יתרונות הבקרה ומיזעור חסרונותיה?

קרדיט: http://www.freedigitalphotos.net/

להלן ההמלצות הבאות:

לקבוע תדירות בקרה מתאימה

להגדיר מדדים לבקרה

לייצר גם תחזיות ולא רק דיווח סטטוס נוכחי

לייצר דו"ח אמין, פשוט ורצוי שיהיה קל להפקה

לבנות דו"ח שמותאם לקהל היעד

לקבוע תדירות בקרה מתאימה

"מתאימה" פרושו לא יותר מידיי ולא פחות מידיי.

כאמור, יש למדוד ולנתח את ביצועי הפרויקט בפרקי זמן קבועים וקצרים לשם זיהוי פערים בין תכנון לביצוע מתוך מטרה לסגור את אותם פערים ולהשיב את הפרויקט למסלולו. מהם אותם "קבועי זמן"?
בפרויקט שנמשך שנים אין טעם לקיים בקרה יומית. לעומת זאת בפרויקט לחוץ, בקרה של פעם בחודשיים סביר שתהיה נמוכה מידיי ולא אפקטיבית. כלומר שיש קשר בין משך הפרויקט, השלב בו נמצא הפרויקט ורמת הקריטיות והחשיבות האסטרגית של הפרויקט בארגון , לבין תדירות הבקרה. פעם בשבוע/ פעם בחודש/ פעם ברבעון וכד'.

כאשר מצליחים למצוא את האיזון הנכון בתדירות הבקרה היא תורמת ומספקת תובנות חשובות ולא נתפסת כמעיקה וחסרת תועלת.

להגדיר מדדים לבקרה

לבחון מה חשוב לנו להשיג, מה הם ה- Key Performance Index (KPI) המשמעותיים עבורנו ובהם להתמקד. ציינו שמדידה כרוכה בעלות ולא כל מדד מצדיק את העלויות הכרוכות בהפקתו. מיקוד במדדים שחשובים לפרויקט ומסייעים לנו בקבלת החלטות הוא כזה שיצדיק את ההשקעה במדידה.
מומלץ להעזר בפרטו ולמדוד את הדברים המשמעותיים ביותר, אין טעם למדוד הכל בבחינת "תפסת מרובה לא תפסת". כלומר- הרבה מדדים הם לאו דוקא לטובה!
כאשר נאסוף מידע רק לגבי מדדים משמעותיים, הזמן הדרוש לאיסוף זה יהיה פרופורציונלי לתובנות שיופקו ממנו ויצדיק את זמן איסופו.
למשל בפרויקט מרובה מימשקים יש משמעות לבקרה אחר הקשר וטבעו בין המימשקים לאורך הפרויקט, דוגמת ניתוח בעלי ענין שיאפשר לזהות בעיות בפוטנציה;
או בפרויקט שנעשה בעיקר אל מול קבלני משנה נרצה באופן טבעי לבקר סטטוס הזמנה פתוחה אל מול עבודה שבוצעה על ידי הקבלן כדי לראות שהתקציב או כמות השעות שנשארו מאפשרות את סיום כל התכולה הנדרשת ובזמן, וכד'.

לייצר גם תחזיות ולא רק דיווח סטטוס נוכחי

הסטטוס הנוכחי מציג תמונת מצב קפואה בזמן ואינו מספק כשלעצמו משום שאינו כולל מידע לגבי ההמשך ומה צפוי הלאה בפרויקט.

האם הנתונים העכשוויים מעידים על המשך מגמה גם הלאה או שמדובר במצב נקודתי שישתנה בהמשך?

למשל, האם קצב התקדמות איטי בעבודה הוא כיוון שהפרויקט רק התחיל ונמצא בשלבים ראשונים בעקומת הלימוד של הצוות ולכן צפוי להשתפר?, או שאולי מדובר בהערכת זמנים שגויה מלכתחילה ולכן הקצב הזה ימשך?

על מנת לוודא שהדיווח שלנו נותן מענה לסוגיות הנ"ל מומלץ לדווח לא רק סטטוס מתכונן אל מול בפועל אלא גם סטטוס חזוי. לדוגמא:

עמידה בתאריך אבן דרך X: תאריך מתוכנן; תאריך בפועל/ חזוי.

עמידה בתקציב: מתוכנן; בפועל עד ליום הדיווח; תקציב חזוי בתום הפרויקט.

לייצר דו"ח אמין, פשוט ורצוי שיהיה קל להפקה

הדו"ח שמופץ בתדירות המתאימה, כולל את המדדים הנדרשים ומתיחס לתחזיות וצפי, צריך להיות אמין. זה נשמע ברור מאליו אך לא כל כך קל ליישום בייחוד כאשר מספר המעורבים רב ותהליך איסוף האינפורמציה ארוך ומורכב. רבים מכירים את תופעת ה Garbage In Garbage Out הידועה בקיצורה GIGO. הכוונה שכאשר הדיווחים המגיעים למנהל הפרויקט אינם מדויקים בוודאי שדו"ח הסטטוס שיפיץ, שמבוסס על נתונים אלו, יהיה גם כן לא מדויק. ואם על סמך דו"ח זה יש מי שמקבל החלטות, הרי שהמצב לא טוב וטיב ואיכות ההחלטות מוטל בספק.

צריך לנסות ליצור דו"ח קצר, פשוט, ברור, שיתן מענה לצרכים של מקבל הדו"ח ויעבור כמה שפחות איטרציות ו"ידיים" בדרך ליעד. כלומר שישלח ישירות לגורם הנדרש ולא יעבור דרך המנהל שישנה ומשם למנהל הבא בהיררכיה שיוסיף/ יגרע גם כן קצת וכן הלאה. המטרה היא לדיווח כמה שיותר ישיר, מה שמונע עיוותים שמקורם לרוב ברצון טוב אבל השפעתם עלולה להיות חמורה.

באם יש בארגון כלים אוטומטיים לאיסוף הנתונים והפקת הדו"ח הרי זה משובח. זה מקל ומפשט את עבודת הבקרה.

לבנות דו"ח שמותאם לקהל היעד

המידע לגבי ביצועי הפרויקט הוא אחיד. חשוב לדעת "לארוז" אותו בעטיפות שונות לקהלים שונים. דיווח להנהלה בכירה אינו דומה בהיקפו ובכמות המידע שלו לדו"ח סטטוס לצוות הפרויקט או ללקוח. כלומר- את איסוף המידע לגבי ביצועי הפרויקט אוספים פעם אחת, ואז מאותו מידע ורצף נתונים יש לבחור ולדווח לכל בעל ענין את מה שרלבנטי אליו וברזולוציה שמתאימה לו. מתבקש שדיווח להנהלה יהיה קצר ותמציתי ככל הניתן ויתמקד במדדים שההנהלה מעונינת לעקוב אחריהם, לעומת דיווח לצוות שצריך להיות מפורט ולהבהיר לכל אחד מה משימותיו הקרובות ומה הבעיות הפוטנציאליות.

שימוש במערכת מידע לניהול הפרויקט מקל את התהליך ומאפשר להגדיר במערכת דו"חות להפקה במספר תצורות כך שלכל בעל ענין יופק הדו"ח המותאם לצרכיו.

הניסיון מראה שבקרה הפועלת על פי עקרונות אלו היא אפקטיבית, יעילה ומאפשרת תובנות לגבי התקדמות נאותה של הפרויקט תוך זיהוי פערים שדורשים טיפול.

כמו כן, היא נתפסת ככזו שהיחס בין העלות להפקתה לתועלת שהיא מאפשרת בדבר קבלת החלטות לניהול הפרויקט הוא יחס נכון וחיובי. לכן היא זוכה לשיתוף פעולה של הדרגים השונים בפרויקט, החל מאנשי הצוות והשטח שנדרשים לספק נתונים ומידע וכלה בהנהלה שקוראת ומגיבה לדו"חות כי למדה שהם אכן מאפשרים לה ניהול יעיל.

במצב זה יתרונות הבקרה ונחיצותה גוברים על חסרונותיה וזוכים לשיתוף פעולה מכלל בעלי הענין.

צאו לדרך ובהצלחה!,

גלית