למנהלים בארגונים ברור היום שמנהלי פרויקטים משפיעים על השורה התחתונה של ריווחיות הארגון. ככל שסך הפרויקטים בהם הארגון מעורב ומשקיע יהיו מצליחים יותר- כך ריווחיות וצמיחת הארגון יהיו משמעותיים יותר.
הדבר נכון לפרויקטים של פיתוח, בהם סיום הפיתוח בזמן, בתקציב, בתכולה ובאיכות שנקבעו יאפשר עמידה ב Time To Market , יכולת תחרות מול המתחרים, הגדלת נתח שוק, שביעות רצון לקוחות ועוד.
הדבר נכון גם לפרויקטי Delivery בהם הבנת הלקוח ותיאום ציפיות איתו, היכולת לנהל שינויים (שוש"ים) נכון והעמידה בזמנים שמונעת קנסות ומעלה שביעות רצון- קריטית. כאשר מדובר בפרויקטי Fix Price היכולות הנ"ל חשובות פי כמה.
כנ"ל לגבי פרויקטי מחקר, פרויקטי מערכות מידע פנים וחוץ ארגוני, ועוד.
אם כך, ברור שעל הארגון ומנהליו להשקיע במשאב החשוב הזה- מנהלי הפרויקטים,
להשקיע משאבים ואנרגיה בלחפש את מנהלי הפרויקטים המתאימים, להכשיר אותם ולהקים מנגנונים ותשתיות תומכות לסיוע לניהול פרויקטים מוצלח, לטייב את הגורם האנושי שמוביל את הפרויקט, להצמיח מנהלי פרויקטים שילוו את הארגון לאורך זמן, ולטפח את קהילת מנהלי הפרויקטים בארגון.
אבל איך לעשות את זה? איך לייצר מנהל פרויקט מקצועי שמשפיע לחיוב על ה"שורה התחתונה"?
היום כבר ידוע שניהול פרויקטים הוא מקצוע, ולא סתם מקצוע, אלא מקצוע מאתגר המצריך שילוב של:
- אישיות מתאימה
- יכולות ומיומנויות בינאישיות
- ניסיון
- ידע: בניהול פרויקטים, ידע ארגוני, ידע לתעשיה הספציפית
על מנת לאפשר ולעודד את הצלחת הפרויקטים ארגון יכול לפעול בכל אחד מהאספקטים שלהלן:
קרדיט: FreeDigitalPhotos.net
הגדרת תפקיד למנהל פרויקט
מומלץ למסד בארגון הגדרת תפקיד למנהל פרויקט, כזו שתכלול את המטרה והמשימות המוטלות על בעל התפקיד, האחריות והסמכות המוענקים לו והמדדים על פיהם תמדד הצלחתו. הימצאות הגדרה ארגונית שכזו תאפשר מחד לארגון לגייס או למנות לתפקיד את האנשים בעלי האישיות המתאימה, ומאידך למנהלי הפרויקטים היא תהווה תיאום ציפיות, שיבינו וידעו מה מצופה מהם בארגון.
מסקר שערכתי המצב הוא שכיום ברוב הארגונים הנושא נמצא בתחילת הדרך והשונות בין הגדרות התפקיד, באם קיימות- מאד גדולה. אין ספק שיש מקום למסד ולפתח את הנושא.
לדוגמא- האם אנו מצפים ממנהל פרויקט לעמוד מול הלקוח ולהיות איש מכירות טוב שמביא "לידים", או אולי הפרויקט הוא פנים-ארגוני ואנחנו מחפשים מנהל פרויקט בעל יכולות הנדסיות חזקות?
קרדיט: FreeDigitalPhotos.net
סולם קריירה לניהול פרויקטים
בנוסף- סוגיית הוותק והניסיון רלבנטית גם היא להצלחת הפרויקט ויש להתאים את מנהל הפרויקט שנבחר להוביל, ניסיונו ויכולתיו לצרכי הפרויקט וסביבותיו. לשם כך ארגון צריך להכיר את סוגי הפרויקטים השונים הכלולים בפורטפוליו הפרויקטים הארגוני, ולוודא מינון נכון בין מנהלי פרויקטים מנוסים ומנהלי פרויקטים צעירים, שיתנו מענה לפרויקטים על סוגיהם השונים. כאשר לארגון יהיה סולם קריירה לניהול פרויקטים המבחין בין סוגי הניסיון השונים הנדרשים, החל ממנהל פרויקטים צעיר ועד למנהל פרויקטים בכיר, הארגון ירוויח לא רק מודעות ויכולת ניהול של המשאב האנושי שלו, אלא גם מנהלי פרויקטים הרואים לפניהם אופק תעסוקתי שיעודד אותם להשאר בארגון ולצמוח בתוכו ואיתו. סולם קריירה שכזה רצוי שיכלול את שלבי סולם הקריירה השונים, הדרישות מכל שלב בסולם, ומה יש לעשות כדי לעבור משלב לשלב.
לדוגמא- לבנות מסלול קריירה בעל 2-3 מדרגות ניהוליות, לציין עבור כל מדרגה את היכולות, ההכשרה, והמיומנויות הנדרשות עבורה, לאפיין כל שלב ניהולי בסוג הפרויקטים אותו רשאי לנהל בארגון, ולהגדיר מה נדרש כדי לעבור למדרגה הבאה, למשל הכשרה, הסמכה, מספר שנות ניסיון וכד'.
קורסים בניהול פרויקטים
קורסים בניהול פרויקטים
כמו כן כדאי לקיים הכשרות, הדרכות וקורסים שישפרו את יכולות מנהלי הפרויקטים בארגון, בין אם בהבטים של הכרת מתודולוגיות, שיטות עבודה וכלים לניהול פרויקטים ובין אם שיפור המיומנויות הרכות/ הבינאישיות של יכולת הנעה והשפעה, תקשורת והעברת מסרים וכד'.
ההכשרה יכולה להיות ספציפית ומותאמת לצרכי הארגון. קורסים מותאמים הם כאלו, שבניגוד ל"קורסי מדף", תכני הקורס מותאמים לסוגי הפרויקטים וההתמודדויות איתן מתמודד הארגון. ניתן לבחור בקורסים המלמדים ומתרגלים מתודולוגיות בינלאומיות, בכאלו המשלבים בין מתודולוגיה למיומנויות רכות, או לפתח קורס המבוסס על לימוד המתודולוגיה הפנים-ארגונית (במידה וקיימת כזו) יחד עם שיטות גלובליות, ועוד.
פורום פנים ארגוני למנהלי פרויקטים
קרדיט: FreeDigitalPhotos.net
הקמת פורום פנים ארגוני של מנהלי פרויקטים ייצר קבוצת מנהלי פרויקטים אקטיבית, שלומדת מטעויות ומנצלת את הניסיון הקבוצתי הנצבר באופן מיטבי. פורום כזה מאפשר העברה של מידע חיוני מאחד לשני ומהווה קבוצת תמיכה ולמידה. הפורום לרוב מקיים פגישות בתדירות של אחת לחודש או אחת לרבעון ובמהלך הפגישות מועבר ידע, מוצגים פרויקטים, נסקרות הפקות לקחים מפרויקטים שונים וניתנות הרצאות העשרה.
תוכנית חניכה אישית למנהלי פרויקטים
אפשרות נוספת היא בניית תוכנית חניכה אישית/ מנטורים שמצוותת מנהלי פרויקטים מנוסים עם מנהלי פרויקטים צעירים. ניתן לקחת שרותיהם של מנטורים מנוסים מחוץ לארגון או להעזר במנהלי פרויקטים ותיקים מתוך הארגון. תוכנית שכזו מאפשרת חניכה, למידה והעשרה הדדית, מהמנטורינג ל"בוגר" ולהיפך. היא מייצרת העברת ידע באופן בלתי אמצעי ומקצרת למעשה את עקומת הלמידה של מנהל הפרויקט, מה שחוסך לארגון טעויות, זמן וכסף.
לסיכום ניתן לראות שהדרכים לטיפוח ושיפור מנהלי הפרויקטים בארגון ואיתם שיפור הריווחיות- רבים ומגוונים.
באם אתה ,שקורא כתבה זו, נמצא בפוזיציה של אחראי על ניהול פרויקטים בארגונך, נשאר לך רק להחליט באיזה מהפעולות ברצונך לנקוט ולהתחיל לפעול.
ובאם אתה ,שקורא כתבה זו, נמצא בפוזיציה של מנהל פרויקט, תשאל את עצמך היכן אתה במיפוי הזה של מסלול קריירה מקצועי בניהול פרויקטים ומה כדאי לך לעשות היום כדי להיות עוד כמה שנים במקום אחר.
במידה ואין בארגון בו אתה עובד "גוף על" שמרכז ומנחה את ניהול הפרויקטים (מנהל פיתוח, PMO), הרי שזו הזדמנות עבורך לקדם כל אחת מהאופציות שלהלן. למשל- פורום. אתה יכול ליצור פורום בו כל מנהל פרויקט יציג את הפרויקט אותו מנהל וישתף בבעיות איתן מתמודד, או יזמין קולגות לתחקיר של פרויקט, או יספר על חומרים מעניינים בתחום שהוא קורא וימליץ לחבריו.
באופן כזה גם תיתן ערך מוסף לקולגות שלך וגם תייצר לעצמך עניין וגיוון תוך התבלטות לחיוב בפני הארגון, מה שאף פעם לא מזיק… WIN-WIN.
היום 
"הג'וב האידיאלי"
סקירה זו התיחסה לשיפור ריווחיות הארגון על ידי טיפוח ושימור הגורם האנושי המטפל בפרויקטים בארגון- הלוא הם מנהלי הפרויקטים. כמובן שיש עוד פעילויות רבות שיכולות להשביח את הפרויקטים בארגון.
בברכת פרויקטים מוצלחים וריווחיים!!
גלית יסקרביץ- טיץ, PMP
