גריט וניהול פרויקטים

לאחרונה נתקלתי במונח "גריט" שהיה חדש לי ולא מוכר. חיפוש מהיר בגוגל גילה שזה סוג של תכונה חדשה שתועיל מן הסתם לכל אחד, אבל לי נראית ממש חובה למי שמנהל פרויקטים.

http://www.freedigitalphotos.net/

מה זה גריט?

"מאחורי הצלחה יש שילוב שקט וחמקמק בין להט להתמדה, תכונה ייחודית שמצמיחה אנשים שלעולם לא מרימים ידיים ומסתערים על המטרות שלהם בתשוקה סוערת ובלי לראות בעיניים. פרופ' אנג'לה דאקוורת חקרה את ה"גריט", הבינה למה היא הכרחית למצוינות, בדקה את הקשר שלה לשביעות רצון מהחיים וסיכמה הכל בספר שמסביר איך לפתח את התבלין הסודי הזה בכל ילד ובכל מבוגר." ככה נפתחת כתבה מצוינת במוסף כלכליסט.

הפרופסור חקרה צוערים בווסט פוינט (האקדמיה הצבאית האמריקאית).  הם היו מוכשרים בתחומם וגם היה להם מזל, אבל מה שמשך את תשומת לבה בעיקר היה שהאנשים האלה מעולם לא הרימו ידיים; מבחינתם לוותר זו לא אופציה. הם ידעו מה הם רוצים, היו מוכנים לעבוד קשה כדי להשיג את זה, להתמודד לעתים עם שעמום או תסכול, והיה להם החוסן הנפשי שנחוץ להליכה בדרך.
לתכונה הזאת קוראים Grit , שילוב של להט והתמדה.

לדבריה, שלושת המאפיינים העיקריים של מצליחני גריט הם:

• 1- תשוקה גדולה למה שהם עושים,
• 2- תקווה, התעקשות לא להרים ידיים אף פעם ולהמשיך למצוא דרכים להיות טובים יותר (גם כשהם כבר טובים),
• 3- ויכולת להציב לעצמם יעדים קטנים וברורים בדרך ליעד הגדול.

למה זה נראה לי רלבנטי למנהלי פרויקטים?

אומרים ש"האדם עושה את התפקיד". ובכל מקצוע, לא רק בניהול פרויקטים, מחפשים את האדם עם הכישורים (Skills) המתאימים ביותר. לא מזמן PMI יצאה עם מודל "משולש הכישורים למנהל הפרויקט" וב- PMBOKהחדש (גוף הידע בניהול פרויקטים) אף הקדישה פרק שלם לתפקיד מנהל הפרויקט.

פערים וכישורים שחסרים ליחידים- משלימים בארגון באמצעות הכשרות וקורסים.

כשאנחנו נערכים להעברת קורסים בניהול פרויקטים אצל לקוח, כיוון שהקורסים שלנו אינם "קורסי מדף" והם תמיד מותאמים לצרכי הלקוח המדויקים, אז התהליך מתחיל בהיכרות עם הארגון ומאפייניו תוך כדי שיחות עם בעלי ענין רלבנטיים.
אחת מהשיחות האלו היא עם ספונסר הקורס, איש מקצוע בכיר שנושא ניהול הפרויקטים קרוב לליבו והוא/ היא דוחפים את היוזמה בארגון לייצר כזה קורס.

בשיחות האלה לא פעם ולא פעמיים אנחנו שומעים את השאיפה שמנהלי הפרויקטים "יתאבדו על המשימה"; "Will make it Happen"; "ידלברו" (מלשון Delivery); "יביאו תוצאות" ועוד שלל ביטויים שאומרים כולם אותו דבר- כשאני ממנה מנהל פרויקט להוביל משימה בארגון לטובת השגת יעדים, אני מצפה ממנו להצליח בה ולהשיג את היעדים! כמה פשוט- ככה קשה…

לאחרונה ליווינו מנהלת תפעול בארגון גלובאלי גדול שמתאפיין, כמו הרבה מקומות היום, בעומס עבודה, אינטנסיביות וקפיצה מנושא לנושא. היא ציינה שאחת הבעיות שיש בצוות שלה היא שהם דווקא מתחילים את הפרויקט בהתלהבות והסתערות, אבל מהר מאד זה "בורח" להם, מתמסמס, השגרה שואבת וה"שוטף" משתלט. הם לא מצליחים לשמר את הקצב.

ואז כשגיליתי את הגריט הזה, אמרתי לעצמי שזה בדיוק זה, זה מה שיתן מענה לציפיות של הספונסרים ש-

• תשוקה, "אש בעיניים", "סכין בין השיניים", לאהוב את מה שאתה עושה, להיות מלא באנרגיות ולהט לפרויקט וליעדיו. לרצות לממש ולבצע כי אתה רוצה ולא כי "הפילו" עליך או שהציבו בפניך כיעד רבעוני שמתנה את קבלת בונוס (על אף שאין ספק שגם זה מייצר להט )
• בנוסף, אורך רוח והתמדה. אתגרים, בלת"מים ובעיות יש בשפע, מכל הסוגים: מיבניים וארגוניים, אנושיים ואישיים, גורמים שאינם בשליטתנו ועוד. אם אין בך אורך רוח וסבלנות – מן הסתם תתייאש מהר מאד. זה מזכיר לי מנהל פרויקט שליוויתי לפני מספר שנים, שאמר לי שכל בוקר הוא קם, לובש את השכפ"צ ויוצא להלחם במסגרת הפרויקט. שאלתי אותו אם הוא אוהב להלחם? והוא ענה שלא…
• ואחרון חביב, היכולת לתכנן קדימה ולהבין מה נדרש לעשות היום, מחר ובעוד יומיים, כדי להשיג את יעדי הפרויקט ולסיים אותו בהצלחה. לקחת את הפרויקט ארוך הטווח והגדול הזה, ולשבור אותו לחלקים קטנים יותר כדי להצליח לנהל אותם ולדעת מתי השלמת חלק אחד ואפשר לעבור לבא בתור.

כלי ניהול פרויקטים שמסייעים לגריט

האמת שיש כמה טכניקות וכלים בניהול פרויקטים שתומכים במאפיינים האלו:

• ניהול סיכונים למשל, יכול מאד להועיל להתמודד את האתגרים ולא להרים ידיים, לחזות מראש כמה שיותר ולתכנן תוכניות שיאפשרו למנוע את התממשות הסיכונים, ולהיערך טוב יותר מראש במקרה של סיכונים שקורים.
• גם בניית תוכנית פרויקט בה מוגדרות אבני דרך תסייע מו הסתם לעקוב ולהשיג את היעדים הקטנים בדרך אך היעד הגדול.
• כמובן שתהליכי ניטור ובקרה שהם חלק אינהרנטי מניהול פרויקט. מטרתם לוודא שהדרך ליעד מתקדמת כמצופה וניתן להשתמש בהם כדי לשמר את הערנות והמעורבות של הצוות.

טכניקות וכלים מהסוג שמצוין לעיל ניתן ללמוד, יחד עם זאת, עוד לא נמצא הכלי שבונה תשוקה…

עצם קיומה של תוכנית פרויקט עם אבני דרך או תוכנית לניהול סיכונים, עוד לא אומר שהיא גם תמומש… כידוע- כלים הם מעולים רק כשמישהו עושה בהם שימוש …

ולכן מנהל פרויקט בעל גריט, בשילוב כלים לניהול פרויקטים- הוא/ היא פשוט הצלחה מובטחת,
וזו כבר עבודה פרטנית של כל אחד ואחת מאיתנו (ואולי זה בכלל בגנים?…)

אם את/ה רוצה לדעת אם יש לך את הגריט – את/ה מוזמן/ת למלא את השאלון שמופיע גם הוא בכתבה של כלכליסט שבתחילת הפוסט.

בהצלחה!

כאן בשבילך, גלית יסקרביץ- טיץ, וצוות Leadera

נ.ב.- אם את/ה רוצה להיות הראשון/ה שמקבל/ת עדכונים, את/ה מוזמן/ת להרשם לניוזלטר באתר.