סוחב את האחריות לבד?
אישית אני מאמינה באחריות אישית, מישהו שיודע שמשימה כלשהי באחריותו, לטוב ולרע. יש בזה משהו ממריץ, ההבנה שאם אני לא אעשה/אוביל/אחליט/ איידע- זה לא יקרה.
לא בכדי אוהבים להגיד בעולם ניהול הפרויקטים Make it happen, תגרום לזה לקרות.
יחד עם זאת, בזמנים בהם הכל נהיה גדול יותר, מורכב יותר, רמת אי וודאות גבוהה, קצב שינויים מטורף, וכמות בעלי ענין הולכת וגדלה- קצת קשה לסחוב הכל לבד על הגב.
יותר ויותר אני נתקלת במינוי של הובלה כפולה, של שני אנשים שמתמנים יחד, בזוג, להוביל משימה אחת מורכבת וגדולה.
יש מי שחושב שתפקוד של PM כמנהל פרויקט יחד עם PMO (Project Management Office), זה מינוי מהסוג הזה, מעין הובלה כפולה. אבל לא- האחריות הבלעדית לפרויקט היא של מנהל הפרויקט, ה- PMO הוא פונקציה חשובה מעין כמוה, אך אינה נושאת באחריות במקרה של כישלון הפרויקט.
לעומת זאת תפקידים כמו PM/TPM (Technical Project Manager), או מנהל פרויקט מערכות מידע עם מנהל פרויקט מטעם הביזנס, הם סוג של שניים באותה משבצת. ובאמת חלוקת האחריות בין השניים לא טריוויאלית.
זה הוביל אותי לחפש קצת על הביטוי שנקרא Two in a box (הכוונה למבנה ארגוני ניהולי שמייצר שותפות ניהולית), ולראות את ההתאמה שלו לעולם ניהול הפרויקטים.
אז איך ניתן לחלק אחריות?
איך ניתן לחלק אחריות ניהולית בין שני אנשים כאשר העבודה רבה מידיי לאיש אחד, ובאופן כזה שיהיה אפקטיבי ולא ייצר מצב שכל אחד בטוח שהשני עושה, וזה בעצם לא קורה בסוף בכלל?!…
הטענה היא שאם החלוקה תהיה מוגדרת ומבוססת על אבחנה בין שני תחומים שמשלימים זה את זה, אז פחות יהיה מצב של זליגת אחריות (חסרון), ויותר תהיה אפשרות של השלמה של שני אנשים זה את זה (יתרון). כלומר, שמחד האבחנה תהיה ברורה ותמזער מקומות של בלבול לגבי מי עושה מה, ומאידך יתקיים עקרון ההשלמה בין שני בעלי התפקיד.
סוגי חלוקת תפקוד אפשריים, עליהם למדתי במאמר מומלץ של Harvard Business Review, הם:
- על בסיס משימות (Task complementarity )- בדרך כלל תוך אבחנה בין משימות פנימיות לארגון או חיצוניות לארגון. אני קוראת לחלוקה הזו "שר הפנים ושר החוץ"- כלומר, האחד שאחראי על הסביבה החיצונית לארגון, והשני על הסביבה הפנימית של הארגון.
חלוקה זו נפוצה מאד ועל בסיסה בנויים לרוב התפקידים של המנכ"ל CEO, וסמנכ"ל התפעול COO . - על בסיס מומחיות (Expertise complementarity)- כאשר כל אחד מומחה בתחום שונה ושתי המומחיות נדרשות למילוי המשימה. למשל אם אחד מומחה בפיננסים, השני ישלים עם מומחיות הנדסית והכרות עם המוצר.
טוענים שזו היתה החלוקה בין ביל גייטס וסטיב באלמר במיקרוסופט, כאשר גייטס היה אחראי על החזון הטכנולוגי ובאלמר על השיווק והמכירות. - על בסיס השלמה קוגנטיבית (Cognitive complementarity )- כלומר באופן בן אנו מעבדים מידע. אחד רואה את התמונה הגדולה, החזון, המטרה, והשני בקיא בפרטים, בתהליכים, בדרך. נדיר למצוא מישהו שאצלו שני אלו שווים ולכן חלוקה על בסיס זה תהווה השלמה, כמו יזם ומבצע.
- על בסיס תפקיד חברתי (Role complementarity )- לרוב לכל אדם יש תפקיד חברתי אחד בלבד, אי אפשר להיות אהוב ושנוא ביחד. למשל חלוקה שמוכרת בשם "השוטר הטוב" ו"השוטר הרע".
אם אני לוקחת כדוגמא את החברה המשפחתית בה עבדתי מספר שנים, חברה לפיתוח, ייצור ושיווק תאורת חוץ, אני מגלה שחלוקת התפקידים בין שני השותפים, ענתה למעשה על רוב הקטגוריות האלו יחד…
שותף אחד היה אחראי על האסטרטגיה, צמיחת החברה לשווקים נוספים/ מוצרים נוספים/ פלחי שוק נוספים, יוזמות, לקוחות, מסחר, יבוא / יצוא, פיננסים ומשפטי (1- על בסיס משימות בסביבה חיצונית; 2- על בסיס מומחיות מסחרית; 3- על בסיס ראיית התמונה הכללית),
השותף השני היה אחראי על המפעל, רצפת הייצור, ספקים וחומרי גלם, פועלים, משלוחים, מכונות והנדסה, מימוש היוזמות (1- על בסיס משימות בסביבה פנימית; 2- על בסיס מומחיות הנדסית; 3- על בסיס ראיית הפרטים).
אלו למעשה שיטות ניהוליות, חלקן נפוצות למדיי.
אז למה בעצם לא "להלוות" את הקונצפט הזה לעולם ניהול הפרויקטים?
Two in a Box בניהול פרויקטים
לאחרונה כאמור נתקלתי בכמה מיקרים כאלו.
אחד מהם, לדוגמא, הוא פרויקט מסחרי גדול ומורכב שנעשה בארגון בפעם הראשונה ומטרתו לפתח ערוץ מכירה חדש. לפרויקט השפעה עיסקית משמעותית, הוא מהווה פריצת דרך וסוג של ניסיון, שאם יצליח, יבואו בעקבותיו פרויקטים דומים נוספים. זהו סוג חדש ומלהיב של ערוץ מכירה, שלא קיים כיום. ולכן מרחיב את ערוצי המכירה של החברה, באופן שעשוי להגדיל את המכירות ונקודות המכירה הפוטנציאליות.
כלומר שהפרויקט הוא מחד רחב היקף, מורכב ובעל סיכון גבוה, ומאידך בעל אימפקט עיסקי גדול. ולכן הוחלט למנות אליו שני מנהלי פרויקטים, כאשר החלוקה בין שני נושאי התפקיד תתבצע על בסיס משימות:
- כל התהליכים שפוגשים את הלקוח, כלומר שמחוץ לארגון- יהיו באחריות אחת. זה כולל: מערכות ביצוע ההזמנות על ידי הלקוח, בחירת סוגי המוצרים שיוצעו ללקוח, האתר הפיסי בו המוצר יונגש ללקוח ועיצובו וכד';
- וכל התהליכים ש"מאחורי הקלעים", כלומר שבתוך הארגון- יהיו באחריות אחרת. זה כולל: קליטת ההזמנה, חומרי גלם, הנפקת המוצר, אריזה, משלוח וכד'.
יפה לראות ששיבוץ האנשים לתפקיד נעשה, באופן טבעי, על בסיס מומחיותם: זה שמונה לאחראי על התהליכים שפוגשים את הלקוח הוא זה שמומחה ומכיר היטב את המימשקים עם הלקוח, וזה שמונה אחראי על התהליכים הפנימיים הוא מתחום התפעול עם ניסיון רלבנטי למשימות אלו.
בכל מקרה, לא משנה מה יהיה בסיס החלוקה, אין ספק שנדרש תיאום ציפיות משמעותי בין השניים ותקשורת טובה ושוטפת. העבודה המשולבת והתלות של האחד בשני, מחייבת שיתוף פעולה הדוק. הצימוד ביחד צריך לעבוד טוב, לזרום, לייצר סינרגיה, ולכן זה סוג של זוגיות. ובזוגיות, כולנו יודעים, צריך להשקיע…
מן הסתם גם לאופי של האנשים יש חלק גדול בהצלחת החיבור, בין אם לרמת האמון שהם נותנים באחר, ובין אם לגישות הניהוליות שלהם. אם שני בני הזוג מהירי חימה, או- שניהם איטיים בקבלת החלטות וכד'- זה פחות משלים ויכול להיות בעייתי (כאמור, עקרון ההשלמה). הרי לא כל שניים יכולים להיות בני זוג… יודעי דבר מעידים ש"שניים בקופסה" זה קשה , אפילו מאד קשה, אבל כשזה עובד- זה כיף ו"הזוגיות" פורחת.
אפשר ששני המנהלים יבדקו מה דפוס הניהול שלהם על פי אדיג'ס ויתאימו את השיח בינהם בהתאם לממצאים. בנוסף, גם מטריצת RACI היא דוגמא לטכניקה שיכולה לסייע כאן בחלוקת אחריות ברורה ומתואמת בין הצדדים.
איך זה עובד בפרויקט המדובר? שאלה טובה….
הפרויקטים בהם נתקלתי לאחרונה נמצאים בשלבים ראשוניים ולכן אין לי עדיין תובנות לגביהם. מהיכרותי עם הנפשות הפועלות- אני אופטימית
אם מי מכם מכיר או היה שותף לניהול פרויקט בשיטת Two in a box- נשמח לשמוע חוויות ותובנות.
בהצלחה!
כאן בשבילך, גלית יסקרביץ- טיץ, וצוות Leadera
נ.ב.- אם את/ה רוצה להיות הראשון/ה שמקבל/ת עדכונים, את/ה מוזמן/ת להרשם לניוזלטר באתר.