ראש השנה, זמן להתחלות חדשות

http://www.freedigitalphotos.net/

שנה חדשה מתחילה

ראש שנה הוא זמן מצוין להתחלות חדשות. מה יותר מסמל התחלה חדשה מחברת סטארטאפ, או חברת הזנק, חדשה? ההתרגשות האדירה הנובעת מיצירת דבר חדש והגשמת חלום, מהולה בתחושה של יזמות וחדשנות תודות לסיפורי הצלחה של חברות ישראליות אשר הצליחו וביצעו אקזיט בסכומי עתק . רבים שואפים להקים חברת סטארט אפ, אך לא תמיד יודעים במה הדבר כרוך.

לאחרונה פגשנו מספר חברות סטארט-אפ המתמודדות עם האתגר של הבאת מוצר או שרות לשוק. כל אחת נמצאת בשלב אחר במחזור החיים שלה אך רובן ככולם פועלות במודל זריז ורזה. חלקן עושות זאת מבחירה וחלקן עושות זאת מכורח המציאות. ניסינו לבדוק את מידת הצורך של ארגונים אלו בניהול פרויקטים הנתפס לעיתים כמשימה שמתאימה לארגונים גדולים, מורכבים, בירוקרטיים.

אתגרים של סטארט-אפים

בשיחות ומפגשים שערכנו, ראינו שלושה אתגרים מרכזיים שעולים וחוזרים:

• הגדרת ערך עסקי חד וברור של הפרויקט ללקוח: היכולת לנסח באופן קצר וממצה את "מסר המעלית" ולענות בקצרה לשאלה "מה אנחנו עושים כאן?" או במילים אחרות "לשם מה התכנסנו?". לא במונחי פונקציונאליות ולא במונחים טכנולוגים אלא פשוט במונחי תועלת וערך ללקוח.
• תיעדוף המשימות בפרויקט: היכולת להגדיר מהן המשימות ומה התעדוף בינהן. ארגונים שטוחים בדרך כלל לא נותנים למישהו ספציפי את הסמכות להחליט בבירור מה צריך לעשות קודם. מאחר וצוותי סטארט-אפ רבים נוצרים מקבוצת עמיתים, הם כמעט ולא יגידו זה לזה "לא" כדי להימנע מקונפליקט וכתוצאה מכך לא יהיה תאום בתיעדופים.
• היקף העבודה בפרויקט: מה שמתחיל כרעיון ממוקד היטב למוצר או שרות יכול להפוך בקלות למפלצת בעלת תכונות רבות ומגוונות עם פונקציונאליות גדולה בהרבה ממה שהלקוח דימיין שאי פעם יצטרך.

ולמה ניהול פרויקטים קשור לסיפור?

מניסיוננו, הפתרון לאתגרים הללו בא למעשה מן השומר הותיק והטוב: ניהול פרויקטים: הגדרה ברורה של הצורך וההצדקה העיסקית, קביעת יעדים להשגה ומדדים למדידה, בחינת חלופות לפתרון, תכנון ובניית משימות ותעדופן על ציר זמן ((Backlog, חלוקת אחריות וקביעת בעלי תפקידים, ניהול סיכונים ועוד, תוך שמירה על גמישות. ומעל לכל דמות אחראית שמנווטת, ממקדת ומוודאה התקדמות לקראת המטרה.
לרוב סטארט-אפ לא יכול להרשות לעצמו להעסיק מנהל פרויקטים מקצועי במשרה מלאה. במקרים רבים נמצא מנכ"ל, מנהל פיתוח או חבר צוות אחר, מנוסה ומיומן בעקרונות הבסיסיים של ניהול פרויקטים שמשמש בפועל כמנהל פרויקטים של הצוות. ללא קשר באיזו גישה לניהול פרויקטים בחרו מסורתית waterfall או אג'ילית חדשנית. תמיד יימצא בעל תפקיד כלשהו שישמש כפרויקטור בפועל. יהיה זה מנהל פרויקט,  Product Owner ו/או Scrum Master מישהו יקח על עצמו את התפקיד שמקשר בין כל החלקים הנעים, שומר על מסגרת ופוקוס של כל חברי הצוות ומקבל החלטה לגבי מה חשוב יותר ממה. בעיקר מוודא שכולם נעים לקראת מטרה משותפת ולא מושכים לכיוונים שונים.

מנהל פרויקט בסטארט-אפ

מיומנויות ניהול פרויקטים מביאות בהירות, מיקוד ומבנה הנחוץ מאוד לתהליך הקמת הסטארטאפ. המצאות של מנהל הפרויקט "בפועל" מסייע להבהיר מטרות, לתעדף משימות ולהילחם בהיקף עבודה היוצא מכלל שליטה – שלושה דברים שכמעט כל סטארטאפ יכול להפיק תועלת מהם. ניהול פרויקטים משמש מעין מצפן עבור חברת סטארט-אפ ומאפשר לה לקדם את המטרות שלה בזריזות.

האם המסקנה המתבקשת היא שצריך להתחיל לחפור בלינקדאין כדי למצוא חדש במשרה מלאה מנהל הפרויקט? ברור שלא. אבל בעוד הפוזיציה עצמה עשויה לא להיות חיונית, הכישורים והטכניקות ממש כן. ישנן מספר דרכים שבהן ניתן לשלב ניהול הפרויקטים בסטארטאפ מבלי לשכור חבר צוות חדש:

• בחירת מוביל: למרות שכולנו אוהבים את הרעיון של דמוקרטיה בארגונים קטנים, במציאות, זה מודל לא מאוד יעיל. ולכן ההמלצה היא לייעד מישהו בצוות – לעתים המנכ"ל, או מנהל פיתוח, אך לא תמיד – לשמש מנהל פרויקט בפועל עם סמכויות לתעדף משימות בתוך הצוותים וביניהם.
• הכשרת חבר צוות: בחירת חבר צוות אחד והכשרתו כמנהל פרויקטים. רכישת מיומנות מתאימה לתוך תמהיל המיומנויות הקיים בצוות, תחזק את היכולת לנוע באופן מוכוון לעבר המטרה.

לסיכום

ארגונים מובנים יתר על המידה נכשלים לעיתים בגלל חוסר זריזות וקיבעון מחשבתי. לעומתם, ארגונים שטוחים וקטנים עלולים להיכשל כתוצאה מהעדר בהירות ומיקוד. בחירת מנהל פרוייקט בפועל ושילוב עקרונות בסיסיים בניהול הפרויקטים היא אסטרטגיה שמגנה על הארגון מפני "ניפוח" התכולה, מבהירה סדרי עדיפויות ארגוניים ומוודאת שהארגון נע בכיוון שתכננו מלכתחילה. ניהול פרויקטים לא סותר אג'יליות, זריזות ושינויי כיוון כמו שקורים תכופות בסטארט אפים, אלא תומך בהם שכן גם הם צריכים להיות מנוהלים ומבוקרים.  בתנאים שכאלו, ההצלחה קרובה מתמיד.

אז שתהיה לכולנו שנה טובה וחג שמח, ולחיי פרויקטים מוצלחים וארגונים משגשגים,

גילית סגל, גלית יסקרביץ- טיץ, וצוות Leadera