שאלתם את עצמכם פעם, מה יאפשר למנהל שלכם לישון בלילה? להיות רגוע? לתת בכם אמון?… בזמנו עבדתי עם מנהל בכיר מאד במערכת שהגדיר את קבוצת הפרויקטים האסטרטגיים מבחינתו לאותה תקופה, וביקש לעקוב אחריהם באופן אישי. הוא מיסד פגישות אחת לשבועיים עם מנהלי .אותם פרויקטים, ואני ביניהם, ואנו הגענו אליו לסקירה אחידה של הפרויקט לפי פרמטרים שהגדיר מראש כמעניינים מבחינתו, כחלק מתהליך של בקרת פרויקטים. חלק מהמדדים היו הבסיסיים של "משולש הזהב" והתייחסו לתכולה, זמן ותקציב. אחרים התייחסו לתוצאות בדיקות המוצר, לעלות חומרי הגלם ועוד. אחד אחד היינו מציגים, לפי הסדר, את הפרויקטים שלנו, והיה מתקיים דיון בנאמר. הפגישות איתו לא תמיד היו נעימות, במיוחד לא כשהיינו צריכים לדווח על חוסר עמידה בתכנון המקורי… לאחר זמן מה, במהלך פגישת סטטוס שכזו של פרויקט מרכזי, הסתבר שיש בעיה, בעיה חמורה שיצרה מהומה רבתי והצריכה משאבים רבים כדי להתגבר עליה. בעיה, שזוהתה לפני כן כסיכון לפרויקט. תהה המנהל כיצד הגענו למצב שהבעיה "מתפוצצת בפנינו" כשידענו עליה לפני חודשים, ויכולנו והיינו אמורים לטפל בה. גמגמנו. כמו מנהלי פרויקטים רבים הצגנו את תוכנית הסיכונים בישיבת התנעה של הפרויקט, "עשינו וי" על המשימה וקברנו את תוכנית הסיכונים במגירה ושכחנו ממנה. המנהל הבהיר לנו אז באותו מעמד, מה מבחינתו נוטע בו אמון שאנו מנהלים את […]
העברת מקל בפרויקט שוב אנו מתכוננים לקורס נוסף בניהול פרויקטים, וכהכנה לקורס נפגשנו עם מספר בעלי תפקיד בארגון כדי ללמוד ולאתר דגשים לקורס. כבר במפגשי הכנה הבנו את מה שהתבהר לנו מאוחר יותר במסגרת הקורס, והוא שהתהליך הארגוני מתנהל כמרוץ שליחים, בו המקל נופל בין שליח לשליח, ולא תמיד יש זמן ואנרגיה להרים את המקל ולהשלים את ההעברה המסודרת. "מה עושים" שאלו אותנו. והתשובה? "מעבירים מקל מסודר בדיוק כמו במרוץ שליחים"! כל ארגון והתהליך הארגוני שלו, כל ארגון והעברות המקל שלו. אחד הנפוצים הוא העברת המקל מארגון המחקר והפיתוח לארגון התפעול והייצור. בארגונים יצרניים שונים, הפרויקט מתחיל את דרכו בשלב הייזום במחלקת מחקר ופיתוח ועובר למחלקת התפעול והייצור בהמשך דרכו. בארגונים אחרים המקל עובר מהקמה לתחזוקה, יש כאלו בהם המקל עובר מיישום לשירות וכד'. בכל מקרה מדובר בתום הפרויקט ומעבר לשלב הבא כחלק מה- Life Cycle Cost (LCC). פעמים רבות המבנה הארגוני מחלק את האחריות בין מחלקות שונות בארגון, כך שממונה "אחראי" פרויקט במחלקת המחקר והפיתוח/הקמה/יישום ו"אחראי" אחר במחלקת הייצור והתפעול/תחזוקה/שירות. שתי מחלקות, שני אחראים שונים (לפעמים יותר) ופרויקט אחד – איך מביאים אותו לסיום המוצלח? אז המקל נפל – מה הבעיה? אחת הבעיות הנפוצות בהפלת המקל הוא חוסר זרימת הידע והמידע הרלוונטי לפרויקט. צד א' חוגג את סיומו המוצלח […]
מקצוען בניהול פרויקטים? את את/ה מנהל פרויקטים, איך אתה יודע מה אתה צריך לדעת, או לחילופין מה פערי הידע שכדאי להשלים? ואם את/ה מנהל של מנהלי פרויקטים (סמנכ"ל פיתוח, סמנכ"ל תפעול), איך תדע מה צריכים האנשים שלך לדעת, או איזה מנהלי פרויקטים אתה מחפש לגייס? ואם את/ה בתפקיד שמכשיר מנהלי פרויקטים אצלכם בארגון (כגון מנהל הדרכה), בטח מצאת את עצמך שואל מה צריך לדעת מנהל פרויקט, איזה סט של כישורים צריך להיות לו? אני זוכרת בבירור רב את היום שבו חבר טוב הציע לי לקחת תפקיד חדש של מנהלת פרויקטים. ואני, שלא הייתי מנהלת פרויקטים עד אז, לא הצלחתי להבין במה מדובר ומה התפקיד דורש ממני. "אבל מה אני צריכה לדעת?" הקשיתי ושאלתי, ובתמורה קיבלתי הררי מידע והגדרות תפקיד. אני חייבת לציין שזה לא ממש עזר לי להבין. אם יש משהו אחד שלגביו אין ויכוח, זה שמנהל פרויקטים צריך לדעת לבנות ולנהל גאנטים (לוחות זמנים של הפרויקט). האם בזה זה מסתכם? ברור שלא. מספיק להסתכל על המגוון העצום של מטאפורות שהתפקיד הזה מעורר במנהלי פרויקטים בהתיחס לעצמם, כפי שהתיחסתי בפוסטים קודמים, כדי להבין כמה התפקיד מגוון, מאתגר, ושונה מפרויקט לפרויקט, ועל כן מן הסתם נדרשים לא מעט כישורים על מנת להצליח, שלא לאמר להיות סופרמן… כיום, מעל 15 שנה מאז […]
פרויקט בתחפושת- תובנות מקורס… התחלנו קורס בניהול פרויקטים, קבוצה גדולה ומגוונת של משתתפים ישבה מסביב לשולחן. רובם ככולם ותיקים בארגון, רובם מנהלים ו/או בתפקידי ניהול בכירים במחלקת התפעול, שמחים ומתרגשים על ההזדמנות שניתנה להם להעשיר את הידע בניהול פרויקטים. סבב ההכרות היה מרתק לכשעצמו, הקבוצה מלאת שונות וכמהה ללמידה. מה תפקידך במחלקה? והתשובה מגיעה ברצף של משפטים המתארים את העיסוק המורכב, כפיפות ואחריות. מה הציפיות שלך מהקורס? ורובם מחזירים: "אין לי ציפיות, באתי ללמוד" והשאלה הבאה הייתה הקשה מכל. איזה פרויקט אתה מוביל? התשובות נעו בין "אני לא מוביל" לבין "זו העבודה היומיומית שלי, זה לא ממש פרויקט"…. פרויקט שמתחפש לשוטף! לעיתים קרובות ומסיבות מאוד מוצדקות, אנו נתקלים בקושי להבחין בין המשימות השוטפות לבין פעילות פרויקטלית. העומס והדינמיקה היומיומית שואב אותנו לתוך אוסף המשימות הדחופות והחשובות והאתגר העיקרי הוא לשמור את הראש מחוץ למים ולא לטבוע. פרויקט לפי הגדרת ה- PMBOK -" הינו מאמץ זמני שנעשה במטרה ליצור מוצר, שרות או תוצאה ייחודיים." אז נכון שהרבה פעמים ההחלטה האם פעילות מסוימת היא פרויקט או לא היא החלטה אישית, שמושפעת לפעמים מהשאלה האם אני מבצע את הפעילות בפעם הראשונה או שאני כבר מנוסה. אך בנוסף יש עוד פרמטרים שיעזרו לנו לקבוע האם מדובר בפרויקט, פרמטרים כמו מספר בעלי הענין המעורבים, עד […]
בן גוריון, גולדה וניהול פרויקטים… בטח גם במשפחה שלכם יש סיפורים כאלו, שרצים כבר שנים רבות, מסופרים שוב ושוב, וכל בני המשפחה מכירים בעל- פה, נכון? אז גם אצלי במשפחה יש כאלו, והרבה. באחד כזה, סיפור משעשע ואמיתי, נזכרתי שוב לאחרונה, וככה הוא הולך: אמא שלי, כיום פנסיונרית נמרצת, שירתה בצה"ל בימים בהם גדולי האומה פעלו. באחד הימים היה צורך לכנס לדיון את גולדה מאיר, דוד בן גורין, יצחק רבין ועוד כמה "סלבס". הוחלט שהדיון יתקיים בחדרה של אימי, שכן הוא היה יפה, מסודר ומקושט. בין שאר הקישוטים התנוסס על הקיר המשפט "אוי לו לאידיאל שהצטמצם בפרשת ההגשמה". הדיון החל (אמא שלי לא נכחה בחדר), וויכוח החל בין גולדה ובן גוריון לגבי משמעותו של המשפט. זה אומר ככה וזה ככה, זו אומרת א' והשני ב'. ואין הסכמה. יצחק רבין אמר" בואו נקרא לילדה, שתסביר". קראו לאמא שלי, שהסבירה את פרשנותה. ואז נשמעה גולדה אומרת:" אתה רואה דוד, אני צדקתי!"…. אז למה נזכרתי בסיפור הזה? כי נתקלתי בקונפליקט בפרויקט. מדובר בפרויקט שנדרש להקים מתקן בשטח ציבורי בעל מאפיינים מוגנים. המתקן נדרש לטובת המשך פעילות האתר, ומיקומו מחייב הצבה באזור הספציפי הזה. לכן עמדתו של מנהל הפרויקט בדבר הקמת המתקן במיקום הזה- מובנת. מצד שני, רשויות החוק באות להגן על […]
