פרויקט בתחפושת- תובנות מקורס…
התחלנו קורס בניהול פרויקטים, קבוצה גדולה ומגוונת של משתתפים ישבה מסביב לשולחן. רובם ככולם ותיקים בארגון, רובם מנהלים ו/או בתפקידי ניהול בכירים במחלקת התפעול, שמחים ומתרגשים על ההזדמנות שניתנה להם להעשיר את הידע בניהול פרויקטים. סבב ההכרות היה מרתק לכשעצמו, הקבוצה מלאת שונות וכמהה ללמידה. מה תפקידך במחלקה? והתשובה מגיעה ברצף של משפטים המתארים את העיסוק המורכב, כפיפות ואחריות. מה הציפיות שלך מהקורס? ורובם מחזירים: "אין לי ציפיות, באתי ללמוד" והשאלה הבאה הייתה הקשה מכל. איזה פרויקט אתה מוביל? התשובות נעו בין "אני לא מוביל" לבין "זו העבודה היומיומית שלי, זה לא ממש פרויקט"….
פרויקט שמתחפש לשוטף!
לעיתים קרובות ומסיבות מאוד מוצדקות, אנו נתקלים בקושי להבחין בין המשימות השוטפות לבין פעילות פרויקטלית. העומס והדינמיקה היומיומית שואב אותנו לתוך אוסף המשימות הדחופות והחשובות והאתגר העיקרי הוא לשמור את הראש מחוץ למים ולא לטבוע.
פרויקט לפי הגדרת ה- PMBOK -" הינו מאמץ זמני שנעשה במטרה ליצור מוצר, שרות או תוצאה ייחודיים."
אז נכון שהרבה פעמים ההחלטה האם פעילות מסוימת היא פרויקט או לא היא החלטה אישית, שמושפעת לפעמים מהשאלה האם אני מבצע את הפעילות בפעם הראשונה או שאני כבר מנוסה. אך בנוסף יש עוד פרמטרים שיעזרו לנו לקבוע האם מדובר בפרויקט, פרמטרים כמו מספר בעלי הענין המעורבים, עד כמה דרישות הפרויקט ברורות או עמומות, מה מעורבות המנהל, כמה אי וודאות וסיכונים יש וכד'. כל אלו מגלים לנו שזהו למעשה פרויקט בתחפושת.
הפעילות הפרויקטלית, לעומת השוטף, היא פעילות מורכבת יותר המצריכה תכנון, ניהול סיכונים, מערבת גורמים שונים בארגון, יש לעקוב ולבצע בקרה אחר התכנון, לקבוע מדדי הצלחה לפרויקט וכמובן, לדווח להנהלה לאורך כל הדרך. ככזאת, היא דורשת מאמץ בניהול יזום ופרואקטיבי ומוציאה רבים מאתנו מאזור הנוחות לאזור לא מוכר.
ובחזרה לקורס- המשתתפים התייחסו להחלפת קבלני משנה כמשימה שוטפת. כשפרקנו את המשימה הזו לתכולת העבודה, התברר להם עד כמה המשימה מורכבת, מכילה מספר רב של חבילות עבודה עם תלויות וניהול סיכונים מסוגים שונים. פונקציות ארגוניות שונות ובעלי ענין מעורבים באיתור, בחירה ופיתוח קבלן משנה – חדש או אלטרנטיבי לקיים – תוך הקפדה על מדדי איכות ועלויות נדרשות. כל זאת, צריך להתבצע בשקיפות מלאה ללקוח.
בתום הקורס, היה כבר ברור לכולם שזהו פרויקט. זוהי משימה מורכבת, הדורשת הגדרת מטרה ומדדי הצלחה, תכנון ובקרה לאורך כל הדרך.
אנחנו נתקלים בתופעה הזו כמעט בכל ארגון: לא קוראים להם מנהלי פרויקטים, התחלת הפרויקט היא לא פורמלית או מוכרזת, אין ישיבת התנעה… ובכל זאת מסתבר שמדובר בפרויקטים.
גם במסגרת העבודה השוטפת, מסתתרים להם פרויקטים, המחופשים למשימות שוטפות. סוד ההצלחה של אותם פרויקטים "בתחפושת" טמון ביכולת לזהות אותם מוקדם בשלבים מוקדמים ולנהל אותם ולא להתנהל על ידם.
ולסיום
סבב סיכום הקורס היה שונה לחלוטין מסבב הפתיחה. כולם כבר דיברו על הצורך בתכנון מראש ובבקרה על הביצוע; השתמשו בשפה וכלים משותפים. לכולם כבר היה ברור שהקורס הוא רק תחילת המסע לתרבות ניהולית אחרת במחלקה.
קורסים בניהול פרויקטים הם דבר שבשגרה אצלנו. מפתיע כל פעם מחדש לראות שהמשתתפים הם אלו שנותנים לקורס את הפרשנות הייחודית של ואין קורס אחד דומה למשנהו.
אנחנו מזמינים אותך לגלות את הפרויקטים המחופשים שלך ולנהל אותם כהלכה.
פורים שמח!
גילית סגל, מנהלת פרויקטים ויועצת בכירה Leadera
מומחית למצוינות וניהול פרויקטים בפריסה גלובלית
אם אתם רוצים להיות בטוחים שתקבלו את הפוסט הבא, אתם מוזמנים להרשם לניוזלטר כאן באתר Leadera.
