מכירים את הבדיחה על סמנכ"ל פרויקטים ששואל את מנהל הפרויקט שלו מה מצב הפרויקט; שואל אותו מנהל הפרויקט כמה מילים הוא מקציב לו לדיווח: כי אם ההקצבה היא למילה אחת הרי שהמצב "טוב" ואם ההקצבה היא לשתי מילים הרי שמצב הפרויקט "לא טוב"….
http://www.freedigitalphotos.net/
אני מניחה שרובכם מכירים את המצב בו כמנהלי פרויקטים אנחנו מחוייבים לדעת את מצב הפרויקטים, ההנהלה דורשת לדעת סטטוס והאם יש דגלים או בעיות אבל אנחנו נתקלים בקשיים לאסוף את המידע הדרוש: מי עשה מה, אילו משימות טרם הושלמו, מה מהרכש כבר בוצע ויתרה מכך מה כבר שולם בהתחשב בתנאי התשלום שנסגרו עם הספק.
במילים אחרות- על מנת להוציא דו"ח סטטוס אמין ומתומצת נדרשת עבודה רבה.
זכור לי במיוחד פרויקט פיתוח מוצר אותו ניהלתי שכלל כמה עשרות מהנדסים מתחומי הנדסה מגוונים. על מנת להבין מה קורה בפרויקט והאם נדרשות החלטות ניהוליות שישנו את הפרויקט ויחזירו אותו למסלולו, נדרשה עבודת צוות רבה שנמשכה על פני שבוע שלם על מנת להוציא בסוף כל שבוע דיווח תקין.
אז למה בעצם נדרשת כל ההשקעה הזו? מה היתרונות, וגם מה חשוב לקחת בחשבון בעת בקרה ומעקב אחרי פרויקט?
מהי בקרה?
ראשית נגדיר מהי בקרת פרויקט:
"תהליכים הדרושים לשם מעקב, סקירה והסדרה של התקדמות הפרויקט וביצועיו, זיהוי תחומים שבהם יש לערוך שינויים בתוכנית והתנעת השינויים המתאימים." (PMBOKת ורסיה 5, PMI)
פרושו, שביצועי הפרויקט נמדדים ומנותחים בפרקי זמן קבועים וקצרים לשם זיהוי פערים בין תכנון לביצוע מתוך מטרה לסגור את אותם פערים ולהשיב את הפרויקט למסלולו.
הנחת הבסיס בבואנו לבקר פרויקט, היא שקיימת תוכנית עבודה מסודרת המפרטת את המשימות, סדר הפעולות, משך כל משימה, תאריכי ביצוע וחלוקת תפקידים ואחריות. תוכנית זו היא המתווה שצוות הפרויקט תכנון ובנה מתוך אמונה שזו תאפשר את השגת יעדי הפרויקט.
תוכנית כזו, לאחר אישור, נקראת "תוכנית בסיס"(Baseline) והיא הכרחית לפעולת הבקרה שכן היא מספקת את הנתונים למה נדרש לעשות ומאפשרת לבצע השוואת תכנון מול ביצוע, והבנה של הפעולות המתקנות הנדרשות.
הצורך בבקרת פרויקט
מצד אחד, קיים צורך ברור במעקב מסודר אחר פרויקטים .
מבחינת מנהל הפרויקט וצוות הפרויקט, מעקב שכזה יאפשר לצוות לדעת להעריך ולכמת את העבודה שבוצעה עד כה ולקבל החלטות לגבי המשך העבודה, פעולות מתקנות, תחזיות וכד'. המעקב מעניק תובנות לגבי התקדמות נאותה של הפרויקט ומזהה פערים שדורשים טיפול.
מבחינת ההנהלה, המעקב מייצר שקיפות מידע ותמונת מצב היכן הדברים עומדים.
העדר מידע בנוגע למדדים יוצר סינדרום קלאסי בו חדשות רעות אינן מדווחות להנהלה.
באופן טבעי אף אחד לא ניגש להנהלה ביוזמתו לדווח על בעיות וחוסר התקדמות. כך ההנהלה משוכנעת שהכל כרגיל בעוד למטה בהיררכיה הצוות מודע למצב האמיתי.
מבחינת הלקוח, הבקרה והדיווח מאפשרים למעשה תיאום ציפיות מתמשך ומונעים מצב בו בסוף הפרויקט מגלים בהפתעה שזה לא מה שהלקוח רצה…
מדידה ובקרה שוטפים מונעים מצב זה, ויוצרים בהירות לגבי מצב הפרויקט, לטוב או לרע.
יתרונות הבקרה
איתור מהיר של חריגות בלו"ז ותקציב, וכשמאתרים מהר- קל וזול יותר לתקן. למשל פיגור בשבוע קל יותר להשלים מפיגור בחודש. לכן בקרה שוטפת מאפשרת להגיב מהר לתרחישים אפשריים;
- לוודא עמידה ביעדים. בסופו של יום פרויקט נולד כדי להשיג מטרות מסוימות והן לא יושגו מעצמן. צריך לעקוב ולוודא שמתקדמים בכיוון הנכון אל עבר השגת היעדים;
- ממקד, מונע שאננות. בקרת פרויקט מחייבת אותנו לבדוק איפה הפרויקט עומד ולהיות מודעים ולכן ממקדת.
- מאפשרת פרספקטיבה רחבה יותר. הבקרה עוקבת אחר מאמץ הפרויקט כולו ולכן בעלת היבט מתכלל שמאפשר לראות השלכות של אלמנט מסוים על אלמנטים אחרים. למשל, חריגה בסיום פעולה מסוימת יכולה להשפיע גם על עיכוב בפעולה אחרת אבל גם על חריגה בתקציב.
- וכאמור- מאפשרת תקשורת בין בעלי ענין בפרויקט. תיעוד, הפקה והפצה מסודרת של דו"ח סטטוס כחלק מתהליך בקרה, מייצרים בהירות וסנכרון של הגורמים הרלבנטיים לגבי מצב הפרויקט.
>> היתרונות ברורים.
חשוב לקחת בחשבון
יחד עם זאת יש מספר נקודות שחשוב להיות מודעים להן.
- בקרה דורשת זמן רב, (עד כדי התשה…) כדי לברר את כל הפרטים, לקרוא את כל המידע, לאסוף את הנתונים, לנתח אותם וכו'. עלולה להיווצר גלישה לרזולציה רבה ולמידע מיותר;
- הבקרה משקפת נתונים ומדדים בראייה לאחור ולא לעתיד. לכן צריך להפעיל שיקול דעת בהבנת הנתונים והשפעתם על המשך הפרויקט. כאן נכנסת לפעולה מקצועיות מנהל הפרויקט והצוות;
- בקרה כרוכה בעלות ולא כל נתון מצדיק את העלויות הכרוכות בהפקתו;
- הדיווח לא תמיד משקף את המציאות, בייחוד אם עובר "הרבה ידיים" מהשטח עד להנהלה הבכירה לפעמים יוצא מהקשרו ופרויקט שסה"כ מתנהל בסדר הופך ללא טוב ולהפך;
- ואחרון – לא מומלץ לקשר בין תוצאות הבקרה ליכולות של מנהל הפרויקט והצוות…
היתרונות וההכרח בבקרת פרויקט ברורים, ולכן צריך לודא שאנו מבקרים את הפרויקט שלנו בדרך יעילה וידידותית שמנצלת את היתרונות ומקטינה את החסרונות.
איך עושים את זה?- על כך בפוסט הבא.
בהצלחה!
