פיצוח אגוזים
כדי להיות יעיל בארגונים היום, חייבים להשפיע על אנשים. היכולת להשפיע ולייצר תוצאות באמצעות אחרים היא אחד האתגרים המרכזיים כיום מה שהופך את תפקידו של מנהל פרויקטים, הנדרש להשפיע על בעלי עניין רבים בארגון ומחוצה לו, למאתגר. הגדרת התפקיד של מנהל הפרויקט לכשעצמה עשויה להיות שונה מארגון לארגון אבל הצורך להשפיע עובר כחוט השני בכל ארגון, קטן כגדול, מקומי או גלובלי, מגזר עסקי או מגזר שלישי. במפגשי קורס רבים, אנחנו כמעט תמיד מתבקשים לתת מתכון מוכח לאיך משפיעים על בעלי עניין. ניתוח בעלי עניין ומיפוים זה יופי, אבל אחרי שזיהינו את הקבוצה המאתגרת, זו שהמוטיבציה שלה נמוכה אבל ההשפעה שלה גבוהה, מה עושים? איך רותמים את האנשים האלו? איך מפצחים את האגוזים הקשים לפיצוח?
החדשות הרעות הן שאין נוסחה אחת מנצחת לרתימת בעלי עניין. החדשות הטובות הן שיש הרבה דרכים, די פשוטות, שניתן לאמץ ולפעול בהן כדי שייצר שותפות ורתימה.
כמה טיפים לפיצוח האגוזים:
בנה קשרים
אחת הסיבות שאנשים עושים עבורנו דברים – תמיכה ברעיון או אישור תקציב – זה בגלל שהם מחבבים אותנו. אין צורך להיות אדם מדהים או כריזמטי במיוחד, אלא רק לייצר יחסים טובים עם עמיתים. זה לא יתורגם ישירות להשפעה כמובן, אבל סביר יותר להניח שיקשיבו לנו. המלצה ראשונה היא לעבוד על טיפוח קשרים אישיים עם עמיתים ולאפשר להם להכיר אותך. בדרך זו, הם יזהו אותך עם כוונות חיוביות. ארוחת צהריים, קפה של בוקר או אחה"צ – שיח במסגרת א-פורמלית רק כדי להכיר אחד את השני.
תקשיב לפני שתנסה לשכנע
הדרך הטובה ביותר לוודא שעמיתיך יגבו אותך ואת האג'נדה שלך היא לגרום להם להרגיש מושמעים. החל במתן תשומת לב מוחלטת במצבי אחד על אחד. רובנו מסתובבים עם רשימה ארוכה של מטלות בראש, אנחנו נרגזים, טרודים, או זמינים לקפוץ ולענות לסלולרי. חלק גדול של טינה במקום העבודה הוא שאנשים מרגישים שלא מכבדים אותם כי קולם לא נשמע, כי לא מקשיבים להם, כי עונים לשיחה טלפונית באמצע שיחה בין אישית. חשוב לתרגל משמעת של מיקוד. להפנות את הגוף שלך כלפי האדם השני ופשוט להקשיב.
זכור את שפת הגוף שלך (ואת הטון שלך)
אנשים כל הזמן נוטים לבחון האם בוטחים בהם או לא. האם יש אמון מהצד השני או לא. קשה לשאול את השאלה, האם האדם הזה הוא ידיד או אויב? האם האדם הזה מנסה לערער אותי, או שאנחנו נמצאים באותו צד? שפת הגוף הופכת להיות קריטית להעברת המסר הנכון. עמידה זקופה ויציבה – עוזרת להראות בטוח וסמכותי; עמידה שמוטה ומבט לרגלים – מסמל השפעה הפוכה. לקראת פגישה עם עמית שאתה לא מכיר היטב מחטיבה אחרת בארגון, תאותת לו שאתה חבר ע"י הקפדה על ידיים לא משולבות אלא לצידי הגוף וגופך פונה אל האדם האחר. שמור על קול קצת נמוך יותר ממה שאתה עושה בדרך כלל כדי לרמוז כוח (בניגוד לטון גבוה שמשדר עצבנות).
לפתח מומחיות
דרך נוספת להגביר את השפעתך במקום עבודה היא להיתפס כמומחה מוכר בתעשייה או בארגון שלך. זה לא יקרה בן לילה, אבל אתה יכול לנקוט צעדים לפתח מומחיות עסקית. השתתפות קבועה בכנסים בתעשייה, תוכנית הסמכה מיוחדת, או תפקיד הובלה בתחום מקצועי רלוונטי בארגון. אלה סימנים גלויים לעין. אל תשמור את הידע שלך מתחת לעטיפות. בלוגים על הנושא ב- LinkedIn או על ידיעון החברה שלך היא דרך נוספת להראות את מה שאתה יודע.
תן לאנשים מה שהם רוצים
ניתן להגדיל את ההשפעה על נושא מסוים על ידי מסגור אותנטי של התועלת לאנשים אותם רוצים לרתום. שקול את כל הצרכים של בעלי העניין והפרספקטיבות השונות. בחן וגלה מה הם צריכים לשמוע ומה ילכוד את תשומת הלב שלהם. עבור כל אדם, ודא שאתה עונה על השאלה: What's in it for me? או בעברית, "אמיל"י" – אני מה יוצא לי מזה? כשתציג רעיון, דבר על טובת הארגון כולו ממנו, השתמש במילה "אנחנו", כמו ב'אנחנו נראה ערך', ברור שאם הרעיון הוא עניין של קידום אישי, אנשים לא יעמדו בתור…
הכי חשוב – מפה אסטרטגיה
כאשר מגיע הזמן למנף את ההשפעה שבנית כדי לקדם פרויקט, יוזמה מסוימת או רעיון, חשוב אסטרטגיה. צור מפת כוח, תרשים ארגוני של מקבלי החלטות הרלוונטים. כאשר אתה מנתח את המיפוי, שאל את עצמך,"האם אני יכול להשפיע ישירות על אדם זה? אם לא, במי אני יכול להעזר שישפיע על אותו אדם? בחן מי עלול להיות מאוים על ידי התוכניות שלך, ואיך אתה יכול להביא אותם לצד שלך? תכנן את צעדיך האסטרטגיים בקפידה.
לסיכום
ליכולת להשפיע על אחרים במקום העבודה יש ערך ברור! אפשר באמצעותה להביא לתוצאות טובות יותר ולהוביל פרויקטים רבים יותר להצלחה. כתוצאה מכך, סביר להניח שמנהל הפרויקט יבלוט כביצועיסט בארגון, ויתקדם הן בדירוג התפקיד והן בשכר ובתגמולים. אולם, בסביבת העבודה המודרנית קשה יותר מתמיד להשפיע על אחרים. עומס המידע וקצב החיים הדיגיטליים מובילים לקשב קצר. עם זאת, יש לחץ מוגבר על השגת תוצאות. אין מתכון ברור על איך רותמים ספקים לפרויקט, איך רותמים מחלקות אחרות בארגון (לרוב מחלקות שירות שונות), איך רותמים פס ייצור לייצר מוצר חדש שגורם להם לשנות את כל שיטת העבודה בפס. אז לפעמים זה עניין של בונוס כזה או אחר, לפעמים זה עניין של שיתוף מוקדם בתהליך ולפעמים זה פשוט קשרים, הקשבה, אמון, מומחיות או מענה לצרכים השונים של בעלי העניין השונים. העיקר להיות קשוב ולפעול בשיתוף פעולה.
לכן כשמדברים על מקצוענות* בניהול פרויקטים, מתייחסים למגוון כישורים רחב שחלק ניכר ממנו קשור למנהיגות, מיומנויות בינאישיות והיכולת לרתום אחרים (משולש הכישורים בניהול פרויקטים).
צריך לזכור שאין דרך אחת לפצח אגוזים, כל אגוז הוא שונה בצבע, בערכים התזונתיים ובעובי קליפתו.
בהצלחה!
גילית סגל, מנהלת פרויקטים ויועצת בכירה Leadera
מומחית למצוינות וניהול פרויקטים בפריסה גלובלית
אם אתם רוצים להיות בטוחים שתקבלו את הפוסט הבא, אתם מוזמנים להרשם לניוזלטר כאן באתר Leadera.
* מקצוענות קשורה להתנהלויות ותכונות שלנו כבעלי מקצוע מעבר לידע המקצועי (מקצועיות קשורה לידע המקצועי של כל אחד ואחד בתחומם העיסוק שלו).
