info@leadera.co.il 077-3008614
  • דף הבית
  • אודות
  • הפתרונות שלנו
    • גיבוש תפיסה, הקמת ואיוש PMO
    • בניית קורסים מותאמים לצרכי הלקוח ומסלולי הכשרה וקריירה בניהול פרויקטים
    • פיתוח, שיפור והטמעת תהליכי עבודה ומתודולוגיה ארגונית בניהול פרויקטים
    • בניית מנגנון ייזום דרישות וניהול פורטפוליו פרויקטים
    • תכנון תכנית עבודה לפרויקט ובקרתו
  • הלקוחות שלנו
  • לקוחות ממליצים
  • בלוג
  • צור קשר
  • עברית
  • English

פרויקטי תשתית או תשתית לפרויקטים?

HomeTag "פרויקט"
פרויקטי תשתית או תשתית לפרויקטים?
ספטמבר 10 2014 Galit מאמרים 0 comments Tags: PMI, אנרגיה, גז, מים, מתודולוגיה לניהול פרויקטים, נדל"ן, ניהול פרויקטים, פרויקט, תחבורה, תשתיות

לאחרונה התקימה בירושלים ועידת תשתיות ישראל 2014 בתאריכים 2-3 לספטמבר. כנציגת (PMI)  Project Management Israel ישראל, הרציתי בועידה על האופן בו ניהול פרויקטי תשתית מקצועי יאפשר תוצאות עיסקיות מצטינות.

הועידה כינסה יחדיו את כל העוסקים בתשתיות לאומיות בישראל, גם מצד הגורמים המניעים ויוזמים פרויקטי תשתית, דהיינו משרדי ממשלה, וגם מצד החברות הקבלניות והמבצעות. סדר היום כלל הרצאות שונות לצד פאנלים של מומחים, בנושאים מגוונים.

הועידה ביומה השני כללה שני מושבים, הראשון התמקד בתחומי האנרגיה, גז ומים, והשני בתחבורה ונדל"ן.

 

אנרגיה, מים וגז

במושב האנרגיה, המים והגז, ניתנה סקירה של שלושת השווקים על הדומה והשונה בינהם.

שווקי האנרגיה, המים והגז, כוללים פרויקטים רבים דוגמת הקמת מתקני התפלה; השבת קולחים; מתקנים לטיפול בשפכים; פרויקטים של ייצור חשמל ירוק; של חיפוש, קידוח, פיתוח והפקת גז טבעי; של הקמת קווי הולכת גז טבעי ועוד. פרויקטים אלו מתאפיינים במספר פרמטרים דומים:

  • גורם מונופולי שולט
  • שימוש במשאבים לאומיים
  • קיומו של גוף רגולטורי מעורב

השוני לעומת זאת בא לידי ביטוי בשוק המים שמצליח ומתקדם, רבות בזכות פרויקטי הקמת מתקני התפלה בישראל שהסתימו בהצלחה, ואף הצליחו לייצר עודף תקציבי.

שוק החשמל להבדיל, לא מתקדם בקצב הרצוי, בין השאר מסיבות של עיכוב בהחלטה על מכסות, וגם עקב נושאים של איכות סביבה ובעיות מימון.

שוק האנרגיה מאופיין במחלוקת קשה ולא אופיינית בין חברת החשמל ובין הרגולטור, ועדיין סביר שהגז הטבעי שנמצא בכמויות גדולות ישפיע על השוק וישתלב בשנים הקרובות בתחבורה.

אין ספק שפרויקטים בתחומי האנרגיה, מים וגז, ישנו בשנים הקרובות את פני המדינה.

תחבורה ונדל"ן

במושב התחבורה והנדל"ן עסקו באופן טבעי בקיצוץ התקציבי הצפוי בגובה כרבע מיליארד שקל ובהשפעותיו על הפרויקטים הרבים המבוצעים כיום במדינה. פרויקטים כגון: בניית רכבת עכו- כרמיאל; רכבת ירושלים- תל אביב; הבשור בין אשקלון לבאר שבע; סלילת כבישי רוחב כגון 67 לכיוון אשדוד ועוד.

שר התחבורה מר ישראל כץ ציין שמרבית הפרויקטים הגדולים כבר נמצאים בשלבי ביצוע וההסכמה עם האוצר היא שפרויקטים שכבר בביצוע לא יפגעו וימשיכו!

הסכמה נוספת היא שלא תהיה פגיעה בפרויקטי תחבורה ציבורית מתוך הבנה שפתרונות הסעת המונים הם תומכי דיור שלמעשה מאפשרים את פתרון מצוקת הדיור. הלוא שכונת מגורים שאין אליה דרכי גישה נוחות- לא תצליח.

החשש עם זאת הוא מהצפוי בשנים הבאות, שכן כרגע פרויקטים בביצוע ממשיכים והקיצוץ כיום ישפיע מן הסתם על פרויקטים עתידיים.

 

יחד עם זאת הובעה גם ביקורת כלפי פרויקטי התחבורה בארץ שלא מתקדמים בקצב הנדרש ואינם נותנים מענה הולם לצרכים הגדלים של האוכלוסיה. כדוגמא ניתנה מערכת הסעת ההמונים בתל אביב שההחלטה להקימה התקבלה עוד על ידי גולדה מאיר בשנת 1973 וכפי שכולנו יודעים טרם הושלמה המשימה. אחת ההצעות היתה ללמוד מפרויקטים מצליחים דומים בעולם ולהפיק לקחים איך לעבוד נכון יותר. הצעות ייעול נוספות הועלו כגון הצורך בחקיקה של חוק תחבורה ציבורית בארץ; או הצורך לשנות את השיטה לפיה הפרויקט מבוצע על ידי גוף ממשלתי, ולהחליפה בשיטה של פרויקטים ב Turn key מול חברות פרטיות; הצעה אחרת מיקדה את תשומת הלב לחלוקת עוגת התקציב התחבורתי שכרגע מציג העדפה ברורה לתחבורה פרטית וכדאי להסיט את התעדוף לתחבורה ציבורית, ועוד.

תשתית לפרויקטי תשתית

קרדיט: http://www.freedigitalphotos.net/

 

תשתית לפרויקטי תשתית

ניתן להבין שהעיסוק האינטנסיבי בועידה בפרויקטי תשתיות על כל גווניהם: אנרגיה, גז, מים, תחבורה ונדל"ן, מעיד על עושר פרויקטים המתבצעים בימים אלו ברחבי המדינה ומסמן שיפור במצב התשתיות בארץ, שיפור לו מייחלים רבים.

יחד עם זאת עוד ארוכה הדרך וניתן ורצוי לייעל את שיטות העבודה. פרויקטי תשתית שמאופיינים במורכבות גדולה עקב ריבוי גורמים מעורבים ופריסה בין מספר אתרים, מייצרים אתגרים בפני מנהלי הפרויקטים הללו.
שימוש בתשתיות ניהול חזקות, המבוססות על best practices מוכחים מהעולם, יאפשרו הגדלת סיכויי ההצלחה של פרויקטי התשתית בישראל. שיטות כגון דגש על ניהול בעלי ענין, ניהול סיכונים, הקמת גוף PMO  ועוד.
במילים אחרות- תשתית ניהולית לפרויקטים תאפשר הצלחת פרויקטי התשתית!

 

 

גלית יסקרביץ- טיץ, PMP, Leadera

More
3677 4
הצצה לפרויקט מנהרת תל גיבורים בחח"י, מאי 2008
מאי 10 2008 Galit הצצה לפרויקט 0 comments Tags: איכות סביבה, אנרגיה, יעדי פרויקט, מדדים, מחזור חיי פרויקט, מנהל פרויקט, מתודולוגיה לניהול פרויקטים, ניהול פרויקטים, פרויקט, קבלני משנה, רגולציה, תשתיות

ראיון עם שרון מהלל, מדור ניהול פרויקטים, מחלקת פיתוח מערכות

לאחר שהתרשמנו מאופן ניהול הפרויקטים בחח"י אורות רבין בחדרה, הפעם נציץ לפרויקט מנהרת תל גיבורים של חח"י בתל-אביב.

בחברת חשמל, מחוז דן, מתמודדים בשנים האחרונות עם הצורך להפוך את מערכת החשמל העילית לתת- קרקעית.

כאשר מקימים ערים חדשות, דוגמת מודיעין, רשת החשמל מתוכננת מראש כתת קרקעית.
אך בערים ותיקות, חיות ותוססות כגון תל- אביב, הצורך להפוך רשת עילית קיימת לתת קרקעית- הוא אתגר.

כאשר יש צורך בתיקון או שיפור של חלק מהרשת הקיימת- מנצלים את ההזדמנות שנקרתה כדי להכניס את הכבלים מתחת אדמה. העדיפות היא לכבלים שמוטמנים באדמה, שכן באופן זה לא נדרשת תחזוקה רבה. הגישה לכבלים קשה ועל כן גם אין תקלות ואין צורך בתחזוקה.

אך יש מקרים בהם אין אפשרות להטמנה ישירה באדמה ואז הפתרון הוא בדמות חפירת מנהרה תת קרקעית שמכילה את הרשת החשמלית בתוכה. במקרים אלו העלויות גבוהות פי כמה, גם עבור בניית המנהרה וגם עבור תחזוקתה.
מסתבר שיש כיום בתל אביב 3 מנהרות כאלו מ"תחת לאפינו".

כתבה זו תסקור את אופן ניהול בניית המנהרה השלישית מבינהן, מנהרת "תל גיבורים".

הצורך בפרויקט:

הצורך בפרויקט עלה כאשר בחברת נתיבי איילון רצו להאריך את מסילת רכבת ישראל גם בקטע כביש בו לא היה תוואי לרכבת. נתיבי איילון בנויים מנתיבים לכיוון דרום, נתיבים לכיוון צפון ובינהם מסילת רכבת ותוואי נחל איילון. בקטע כביש מסוים, בו לא עברה מסילת הרכבת,  היה צורך לפנות תוואי עבור הרכבת.

על מנת לעשות זאת, היה צורך לפנות קו מתח עליון של חשמל שהיה קיים שם. במקרה הנדון, מכיוון שלא ניתן להשבית את נתיבי איילון ולסגור אותם לתנועה במשך ביצוע העבודות, לא נותרה ברירה אלא לחפור מנהרה מתחת לנתיבי איילון שתכיל את קו החשמל.

הפרויקט:

בניית מנהרה באורך 160 מטר, בעומק 14 מ' מתחת לפני הקרקע (כ4 קומות), שתכיל קו חשמל עליון וקווי חשמל מתח גבוה  ותהיה מותאמת גם לצרכים עתידיים לטווח של ה 50 שנים הבאות.

משך הפרויקט- שנה וחצי: שנה וחודשיים לבניית המנהרה ו-4 חודשים לעבודות חשמל.

משתתפים- לקוח חיצוני ומממן- נתיבי איילון; לקוח פנימי- מחלקת תפעול בחח"י, המחלקה שמתפעלת את הפרויקט עם סיומו; צוות הפרויקט בחח"י; קבלן חוץ לביצוע עבודות בניית המנהרה.

תקציב- 20 מיליון שקל

הפרויקט הוא שיתוף פעולה בין נתיבי איילון וחח"י- מחוז דן.

תכנון מנהרה הוא מאד מורכב וכולל גם תכנון קונסטרוקציה וגם תכנון חשמלי.
תכנון הקונסטרוקציה דורש סקר גאולוגי מקדים, בדיקת השטח, בדיקת מיקום מי תהום ועוד.

התכנון החשמלי כולל את אופן העברת כבלי החשמל והיערכות לצרכי חשמל עתידיים.

כמו כן נדרש תכנון לתחזוקת המנהרה ע"י מערכות תומכות כאלו ואחרות.

מדור פרויקטים של חח"י, עימו נמנה שרון מהלל, היה אחראי על שלב הביצוע מרגע קבלת התכנון ועד המסירה ללקוח הפנימי, הלוא הוא מחלקת תפעול של חח"י.

העבודה כללה- תכנון ובקרת פרויקט, בקרת לוחות זמנים, פתרון בעיות שמתעוררות, ניהול קבלן המשנה שבנה את המנהרה, אינטרקציה עם ספקי המערכות השונות למנהרה ועוד.

יעדי הפרויקט:

שרון מספר שהיעד החשוב ביותר בפרויקט הוגדר כעמידה בלוח זמנים וזאת משתי סיבות:

לעבודות חשמל יש חלון זמן לביצוע שנדרש כתוצאה ממזג אוויר  והצורך בהשבתת קווי חשמל (השבתת הקווים יכולה להתבצע בעונות המעבר בלבד) בעת ביצוע העבודה. שני התנאים האלו מחייבים דיוק מירבי, שאם לא כן, חלון ההזדמנות נסגר/ העונה נגמרת, ויש לחכות כחצי שנה (!) על מנת להמשיך.

חיבור כבלים דורש מעורבות של מומחים מחו"ל שמוזמנים חודשים מראש לבוא ארצה ולהיות נוכחים בעת חיבור הכבלים.  במידה ואין עמידה בלוחות זמנים- לא ניתן לקבל את המומחים כפי שתוכנן, ויש לתאם איתם מועד חדש. מכיוון שהזמינות שלהם נמוכה- זימון חדש עלול לעכב את הפרויקט במספר חודשים, מה שכמובן לא מתאפשר מהסיבות שצוינו בסעיף 1.

ומכיוון שלוחות הזמנים הם קריטיים, מושקעת עבודה רבה בסנכרונם ובבקרה עליהם.

במידה ומתגלה חריגה שמשמעותה דחייה בלוחות הזמנים, היא נדונה מול הקבלן המבצע לנקיטת פעולות מתקנות ובמקביל נעשית אסקלציה להנהלת חח"י. האסקלציה היא מיידית כי השלכות של חריגה הן כבדות (חצי שנה).

על המנהרה:

בניית המנהרה מתבצעת ע"י חפירת שני פירים ואז חיבור בינהם באמצעות מנהרה.
את הפירים יוצקים כיתדות בטון משולבות זו בזו לשם חיזוק.
את המנהרה מבצעים בשיטת דחיקה של גלילי בטון עצומים במצב אופקי בתחתית הפיר לתוך האדמה. בתוך הגליל יושב מחפרון שחופר מתוך הגליל ומוציא את החול לכיוון הפיר ומשם למעלה האדמה. את הגלילים דוחפים זה אחר זה והם מתיישבים בצורת זכר- נקבה. כך מתקדמים עד ש"פוגשים" בפיר שבצד השני.

פגיעה כלשהי בתפקוד המנהרה משמעו פגיעה באספקת החשמל לחלקים ניכרים מתל- אביב ולכן יש במנהרה, מלבד כמובן צנרת החשמל, מערכות תומכות רבות, כגון:

איוורור- כבל חשמל פולט חום ויכול להגיע עד 90 מעלות סלציוס ועל כן נדרשים מאווררים; וכן לצורך הרחקת עשן במקרה של אש.

מערכת אולטרא סוניק להברחת מכרסמים- מרכסמים עלולים למקם את ביתם בתוך המנהרה ולהסב נזקים עצומים לכבלים. על כן מותקנת מערכת שמפיקה צלילים שאינם נשמעים לאוזן אדם אך נשמעים גם נשמעים לאוזן מכרסמים (דוגמת חולדות) שנמנעים מלהכנס למנהרה;

מערכת לגילוי גזים נפיצים; מערכת גילוי אש ועשן; טלויזיה במעגל סגור; מערכת התרעה למקרה של הצפת מים; גנרטור חירום ועוד.

בתום הפרויקט, וכחלק מתהליך ניהול פרויקטים תקין, התבצע תהליך הפקת לקחים. מכיון שזו המנהרה השלישית הנבנית בתל- אביב, ניכרת למידה ממנהרה למנהרה. למשל-

הסתבר שהמערכת לגילוי גזים נפיצים דורשת החלפת גלאים אחת לשנה. הפקת הלקחים היתה שבפעם הבאה כדאי לדרוש מהספקים גלאים עמידים יותר שדורשים תחזוקה רק אחת ל -5 שנים.

או- התגלה קושי של עובדים לרדת למנהרה לצורך תיקונים, עומק של 4 קומות מתחת לאדמה, עם כלי עבודה בידיהם. ולכן- הופק שיש להתקין במנהרה כננות, מעין סלים שמהווים מעלית להורדת והעלאת כלי עבודה.מנהרת איילון שרון מהלל 3

 

שרון, שהוסמך לאחרונה כ- PMP, מדווח שהפרויקט הסתיים בהצלחה, עמד בלוחות זמנים ותקציב, והועבר לאחריות מחלקת התפעול של חח"י.

שרון התפנה לפרויקט הבא…

 

תודה לשרון על שיתוף הפעולה ובהצלחה בהמשך הדרך.

 

 

 

 

More
4045 0
הצצה לפרויקט הקמת גוף ניהול פרויקטים בחברת קומברס, מרץ 2008
מרץ 20 2008 Galit הצצה לפרויקט 0 comments Tags: PMO, PPM, יעדי פרויקט, מדדים, מחזור חיי פרויקט, מימשקים, מנהל פרויקט, מערכות מידע, מתודולוגיה לניהול פרויקטים, ניהול פרויקטים, פרויקט

ראיון עם צדוק עובדיה, CPO

קומברס היא הספקית המובילה של תוכנות ומערכות המאפשרות הפעלת יישומי מולטימדיה בעלי ערך מוסף על גבי רשתות קוויות ואלחוטיות. לקומברס קרוב ל- 20 שנות ניסיון בהן היא סייעה לספקיות שירותים להגשים את מטרותיהן העיסקיות דרך פריסתן של מערכות טלקומוניקציה נרחבות. מעל ל-400 מפעילות של רשתות קוויות ואלחוטיות בלמעלה מ-100 ארצות מסביב לעולם מסתמכות על פתרונות השירותים המובנים של קומברס על מנת לחזק זהות מותגים, להגביר נאמנות לקוח ולהגדיל את ההכנסה הממוצעת מכל משתמש.

קומברס היא יחידה של קומברס טכנולוגיות בע"מ- חברה ציבורית הנסחרת בבורסת הנאסד"ק.

Company overview: http://www.comverse.com/about_comverse/overview/

 

קומברס מחולקת לחטיבות, כאשר צדוק עובדיה הואChief Project Office (CPO)  בחטיבת Fun Dial. החטיבה מתפקדת כיחידה עיסקית וכוללת גופי פיתוח, ביזנס, שיווק, ניהול מוצר ועוד.

Fun Dial הוא אחד המוצרים בתחום התוכן של קומברס, שמאפשר למנויים ברשת טלפוניה להגדיר מה ישמעו אנשים שמתקשרים אליהם בטלפון בעת ההתקשרות, במקום הצליל הרגיל.

מפעיל סלולרי או טלפוני, שרוכש את השירות מקומברס, מאפשר למשתמשים שלו להוריד שירים כרצונם ולתכנן פרופיל שימוש ייעודי להם.

Orange FunTone, for example:

http://www.orange.co.il/funtone

הצצה לפרויקט הקמת גוף ניהול פרויקטים בקומברס, מרץ 2008

קרדיט: http://www.freedigitalphotos.net/

 

הקמת גוף ניהול פרויקטים בחטיבת Fun Dial  של קומברס

ראיון זה התמקד בהקמת משרד ה- PMO בחטיבת Fun Dial ע"י צדוק עובדיה.

מהלך הקמת ה-PMO החל לפני 3 שנים, עם הצטרפותו של צדוק לקומברס.

הוחלט אז בחטיבה למסד את נושא ניהול הפרויקטים שהיה עד אז חלק מגוף ה- Operations.

צדוק מונה לאחראי תחום פרוייקטים, Chief Project Officer (CPO), תפקיד שמטרתו לנהל את מנהלי הפרוייקטים והפרוייקטים השוטפים במקביל להקמת התשתית הפרויקטלית לחטיבתFun Dial.

בתור פעולה ראשונית, היה צורך להגדיר אחריות של בעלי התפקידים השונים באגף ה- Operations, ובתוך כך הוגדרו ה-R&R (Roles and Responsibilities) של מנהל הפרוייקט. כמו כן הוגדרו כל הפעיליות של מנהל הפרוייקט לכל אורך חיי הפרוייקט (Project Management Life-Cycle).

ואז הוחל בהקמת משרד הפרויקטים, תהליך אשר לראייתו של צדוק, כלל מספר שלבים:

  1. בניית סט כלים ותבניות שישמשו את מנהלי הפרויקטים בתפקידם.
  2. התאמת המבנה האירגוני ותפקידם של מנהלי הפרויקטים לראיה החדשה.
  3. בניית מתודולוגיה לניהול שוטף ובקרה, כולל כלים רלבנטיים.
  4. תהליך Gating, קביעת תהליך אחיד וקבוע לכל הפרויקטים עם שערים.
  5. קביעת מדדים להצלחת פרויקטים ויעד לשיפור המדדים לאורך זמן.

המאמר יסקור בהרחבה את חמשת השלבים בהקמת משרד ניהול הפרויקטים.

שלב 1- בניית סט כלים ותבניות שישמשו את מנהלי הפרויקטים בתפקידם.

בשלב ראשון היה הצורך ליצור תבניות (Templates).

למשל, תבנית עבור מסמך הדרישות שנסגר מול הלקוח. מסמך זה כולל אספקטים טכניים, פירוט התכונות שהלקוח מבקש וכד' ועליו הלקוח חותם.
עד להכנת התבנית המדוברת לא היו הנחיות מדויקות לאיסוף הדרישות שלרוב היו מפוזרות בין מסמכים שונים. האתגר היה ליצור מסמך אחד, סטנדרטי ואחיד, שמדבר בשפה של הלקוח (ולא בעיני המהנדסים).
פיתוח התבנית לווה ביצירת תהליך תואם לפיו את המסמך כותבים בשיתוף עם הלקוח בסדרת מפגשים הנקראים  workshop ואורכים כ- 3 ימים.

תבנית נוספת שזוהתה כחסרה היא תבנית סטנדרטית לגנט פרויקטלי. הפרויקטים חולקו ל:
1. סטנדרטי ו-2. קומפלקס. עבור הפרויקט הסטנדרטי יצרו תבנית ובה השלבים החוזרים על עצמם מפרויקט לפרויקט. הפרויקט מסוג קומפלקס הוגדר כייחודי, ככזה שלא חוזר על עצמו ולכן עבורו אין תבנית ומפתחים גנט רלבנטי לכל פרויקט.

שלב 2- התאמת המבנה האירגוני ותפקידם של מנהלי הפרויקטים לראיה החדשה.

במקביל לארגון התבניות היה צורך להתאים את המבנה הארגוני של משרד ה- PMO בגוף ה- operations  לצרכים. הוחלט על הקמת גוף delivery שירכז תחתיו  את משרד ה-PMO, את הפיתוח הפרוייקטלי ואת הבדיקות הפרוייקטליות. ארתור ויינשטיין מונה להוביל את כל גוף ה-delivery החדש.
תהליך השינוי היה ארוך ובמסגרתו חולקו הפרוייקטים ומנהלי הפרוייקטים לקבוצות וגוייסו מנהלי קבוצות (PMO – Project Manager Officer) שתחתיהם PMs (Project Managers)

כל PMO אחראי לגיזרה גאוגרפית מסוימת ומכיוון שהוגדרו 3 גזרות- מונו שלושה PMOs.
ה- PMs אחראים כל אחד למספר לקוחות ולפיכך כל PM מנהל מספר פרויקטים. לרוב מדובר בשלושה פרויקטים פעילים באורך ממוצע של 5 חודשים אחד, ופרויקטים אחרים שמנוהלים כשינויים/ שיפורים ללקוח.
המבנה הוא מבנה מטריציוני חלש כך שמנהלי הפרויקטים עובדים מול ראשי צוותים של הפיתוח והבדיקות, אשר מקצים את אנשיהם עבור הפרויקטים.
תרשים המבנה החדש:

הצצה לפרויקט בקומברס, מרץ 2008בפועל כיום, קשה לשמור על החלוקה הגאוגרפית בגלל חוסר איזון בעומס העבודה, ולכן פרויקטים חדשים שנכנסים נמסרים לניהולם של PM שעמוסים פחות באותו זמן, ולאו דוקא לפי השתיכות גאוגרפית.

 

 

 

 

שלב 3- בניית מתודולוגיה לניהול שוטף ובקרה, כולל כלים רלבנטיים.

משסודרה התשתית הארגונית והפרויקטים החלו לפעול בסביבה ארגונית מתאימה ועם הכלים והתבניות הרלבנטיים, עלה מצד ההנהלה הצורך בפיקוח ובקרה.
יש בארגון כ- 30 פרויקטים במקביל והיה צורך מובהק לראות אותם בראיה כוללת ובחתך אחיד.

כדי להגיע לתוצר שכזה יש צורך קודם כל באיסוף של כל הנתונים ולאחר מכן בקונסילידציה של סך הנתונים של הפרויקטים השונים. המטרה היא שבלחיצת כפתור הנתונים יציפו להנהלה תמונה כוללת: מי מהפרויקטים חורג בלו"ז או תקציב, מה הסיכונים המרכזיים וכד'.

כדי לתת מענה לצורך זה פותח כלי ב- ACCESS שנקרא:
Project Management Tool = PMT.

הכלי מכיל את כל הנתונים שמנהל פרויקט נדרש להם לצורך ניהול שוטף של הפרויקט, כגון:

תכולת הפרויקט;
אנשי הצוות ותפקידם;
שערים  (Gates)על ציר זמן עם מקום לעדכון תאריכים;
סיכונים;
פעולות לביצוע ((action items;
פרטי הלקוח;
ויומן פרויקט (Log).

מנהל פרויקט מתחזק את הנתונים בכלי אחת לשבוע באופן ידני.

מעל ל- PMT  הוגדרה שכבה נוספת שנקראת Dashboard והיא מוזנת מנתוני ה-PMT ומציגה אותם להנהלה עפ"י החתך שהוגדר מראש.
המידע על הפרויקטים מופיע לפי סדר לקוחות, כל לקוח / פרויקט מתומצת לשורה אחת עם רמזור צבעים למצב הפרויקט: אדום- חריגה, צהוב- במגמה שלילית, ירוק- לפי התכנון.
המנהל יכול לקבל את מלוא פרטי הפרויקט ע"י לחיצה כפולה על שם הלקוח/ פרויקט (drill down).
במסכי הפרויקט, אגב, למנהל יש הרשאות קריאה בלבד.
במידה ויש לקוח עם יותר מפרויקט אחד- המידע ישקף את מצב הפרויקט הגרוע מבין השניים.
המערכת המתוארת לעיל, PMT ו- Dashboard, היתה מוכנה לשימוש לפני כשנתיים וזוכה להצלחה רבה ושימוש יעיל. אחת הסיבות הרבות להצלחה ולעובדה שמנהלי הפרויקטים לא מסתכלים על עבודת העדכון כעל עומס מיותר אלא כעל כלי יעיל, היא שהם היו שותפים מלאים במהלך איפיון הצרכים של המערכת.

השימוש בכלי עוגן בנוהל שעיקרו:
בתחילת השבוע מנהלי הפרויקטים מעדכנים את הנתונים בכלי, ביום שני ה-PMO סוקר את הנתונים, ביום שלישי ה-PMO סוקר את מצב הפרוייקטים עם מנהל ה-delivery וביום רביעי יש דיון הנהלה בהשתתפות ה-PMOs , מנהלי ה- Delivery ומנהלי קבוצות ב-R&D.

 שלב 4- תהליך Gating, קביעת תהליך אחיד וקבוע לכל הפרויקטים עם שערים.

הרעיון היה ליצור אבחנה ברורה בין שלבים שונים בפרויקט, בייחוד כאלו שכוללים "העברת מקל" בין גופים שונים.

לשם כך הוגדרו חמישה שערים:

# Gate name Sender Receiver
1 Readiness for project Pre-sale PM
2 Readiness for development PM Dev
3 Readiness for testing Dev Testing
4 Readiness for Internal Acceptance Test Procedure (IATP) Deployment Testing
5 Readiness for Customer Acceptance Test Procedure (CATP) PM Customer

לכל שער מוגדר מסמך checklist עם שאלות שניתן לענות עליהן כ-Pass/Fail. במידה ו-Gate נכשל, נשלחת הודעה למנהלים הרלוונטים ויש לבצע Gate חוזר ולא ניתן להתקדם לשלב הבא בפרוייקט.

שערים אלו הם חלק ממערכות ה- PMT וה- Dashboard. כלומר- שמנהל הפרויקט צריך להזין תאריכים מעודכנים/ חזויים לכל אחד מהשערים ותאריכים אלו נכללים כחלק מהדיווח להנהלה האם הפרויקט עומד בלו"ז או לא.

ניהול מערכת שערים מעניק יתרונות רבים:

  • תהליך אחיד ושפה אחידה לכל הפרויקטים-
    כדי לדעת התקדמות של פרויקט ניתן לשאול באיזה שער נמצא ולהסיק על מיקומו בתהליך.
  • מסגרת אחריות ברורה של מי אחראי למה ומתי ("העברת המקל" שצוינה לעיל).
    מסיר עמימות ומאפשר תקשורת קולחת יותר.
  • בקרה של ההנהלה ברמה של אבני דרך כאשר השערים מהווים את אבני הדרך.
    ועוד.

שלב 5- קביעת מדדים להצלחת פרויקטים ויעד לשיפור המדדים לאורך זמן.

התהליך המתואר לעיל, הכולל את שלבים 1-4, ארך כשנתיים.

ה"מדרגה" הבאה אליה הארגון שאף להגיע היא מדידת ביצועים ושיפור. כלומר- עכשיו, אחרי שיש תשתית, מתולוגיה ומערכת בקרה תומכת, אפשר להתחיל למדוד ביצועים ולשאוף לשפר אותם.

לשם כך הוגדרו ע"י ההנהלה היעדים אליהם היא שואפת ואותם היה צורך לכמת ולמדוד.
ההנהלה בחרה לשפר את לוחות הזמנים והריווחיות.
בהתאם לכך הוכרזו המדדים של (Profit and Loss (P&L ו-   Time To Market (TTM).
נבנתה מערכת לתקצוב פרויקטים ואיסוף נתוני עלות הפרויקטים. מערכת קיימת איפשרה להתחיל לאתר "זוללי עלויות" ולפעול להקטנתם.

לדוגמא- זוהו עלויות גבוהות בפאזת ה- IATP וחקירה העלתה שהעלות הגבוהה נובעת מ"הקפצות" רבות של עובדי החברה לשטח לצורך בדיקות ומתן פתרון.
הגדרת הבעיה איפשרה למצוא פתרון בדמות יחידה שפועלת אצל הלקוח ומאפשרת בדיקה מרחוק. הימצאותה של יחידה כזו מאפשרת הבנה של הבעיה מרחוק, ללא צורך בטיסה. כעת יכול המהנדס לפתור את הבעיה מהארץ או לפחות לטוס מוכן עם פתרון או אמצעי ציוד הדרושים לו לעבודה בשטח, מה שמייעל ומקצר את משך הנסיעה משמעותית.

נכון להיום המדידה מראה שהעלויות ולוחות זמנים (מיום ההזמנה ועד האספקה ללקוח) קוצצו בחצי!.

השאיפה הנוכחית היא להמשך שיפור המדדים הנוכחיים וקביעת מדדים נוספים לשיפור.

 

עלו והצליחו!

More
3887 0
הצצה לפרויקט בחברת Shopping.com, ינואר 2008
ינואר 05 2008 Galit הצצה לפרויקט 0 comments Tags: PMO, PPM, יעדי פרויקט, מדדים, מחזור חיי פרויקט, מימשקים, מנהל פרויקט, מערכות מידע, מתודולוגיה לניהול פרויקטים, ניהול פרויקטים, פרויקט

ראיון עם עדי אורי, מנהלת פרויקטים בכירה בחברה

נציץ לפרויקט בחברת שופינג.קום, סיפור הצלחה ישראלי.

החברה, שהוקמה בישראל לפני כ- 8 שנים, נותנת שירותי השוואת מחירים באינטרנט ונחשבת למספר אחת בעולם בכלל, ובארה"ב בפרט, בתחום זה. לחברה סניפים באירופה, ארה"ב וישראל. בסניף הישראלי עוסקים בפיתוח ותפעול של האתר תוך שימוש בטכנולוגיות המתקדמות ביותר. במאי 2005 נקנתה שופינג.קום   ע"י חברת eBay.

לאור היקף הפעילות הגלובלי ולאור הצלחתה בעולם, החלטתי לראיין את עדי אורי, Senior Project manager בחברת שופינג.קום, על ניהול פרויקטים כפי שמתבצע אצלם.

 

עדי, מה המבנה הארגוני בו פועלים מנהלי הפרויקטים בארגון שלכם ומה מבנה המחלקה עצמה?

מחלקת ניהול פרויקטים, PMO, הוקמה לפני כחצי שנה. לאגף הטכנולוגיות, הממוקם בארה"ב, הגיע מנהל חדש שרצה לקדם ולפתח את נושא ניהול הפרויקטים בחברה.
כיום מונה המחלקה 7 איש: Senior Director  בארה"ב ותחתיה 6 Senior PM , שניים מתוכם בארץ. (עדי אחת מהן, ג.י.ט.).

בחברה מעודדים את מנהלי הפרויקטים לגשת ולקבלת את הסמכת ה- PMP, וכיום ארבעה מתוך שבעת מנהלי הפרויקטים הם מוסמכי PMP.

המבנה הארגוני של חברת שופינג.קום הוא מטריציוני. הווה אומר שצוות של פרויקט מורכב מאנשי צוות שמגיעים מהיחידות העסקיות השונות ומנהל פרויקט ממחלקת PMO.

 

במה עוסקת המחלקה ועפ"י איזו מתודולוגיה?

מאז הקמת המחלקה עיקר הפעילות נסב סביב יצירת מתודות ושיטות עבודה. כתיבת הנוהל נעשתה ע"י אנשי המחלקה בשיתוף עם גורמים אחרים בחברה ובסיוע יועץ חיצוני, Alistair Cockburn.

נוהל העבודה שפותח נקרא:PDLC= Product Development Life Cycle    המבוססת על גישת ה AGILE לפרויקטי פיתוח תוכנה. הנוהל כולל תהליכים ו- Best Practices על פי מחזור החיים של פרויקט. הנוהל נבנה לכל יחידה עסקית כפי שהיא רגילה ובהתאם לצרכיה.

השלב הבא היה הטמעת הנוהל והפיכתו לחלק מסדרי העבודה היומיומיים בחברה. המהלך קיבל גיבוי מלא מצד ההנהלה והושלם בהצלחה.

בימים אלו שוקדת המחלקה על קבלת משובים, שיפור ועדכון הנוהל בהתאם.

 

ספרי לנו על פרויקט שניהלת- מה היתה מטרתו? מה משכו? כמה אנשים היו מעורבים בו?

הפרויקט האחרון שניהלתי עסק בהטמעת טכנולוגיה שפותחה ב- שופינג.קום בישראל בתוך אתר eBay העולמי. המטרה היתה לשפר את הידידותיות למשתמש של האתר וזאת ע"י שימוש בטכנולוגיה שפיתחנו פה בישראל.

משך הפרויקט היה כחצי שנה והוא כלל מעל 20 איש מדיספלינות של פיתוח תוכנה, בדיקות תוכנה ומנהלי מוצר.

לפרויקט היה מנהל פרויקט ב- שופינג.קום ומנהל פרויקט ב- eBay.

 

מה היו האתגרים הניהוליים המשמעותיים בפרויקט?

מכיוון שבחברת שופינג.קום  ובחברת- eBay , לא עובדים עפ"י אותה מתודולוגיה (דהיינו  PDLC), היה צורך ברור בהתווית דרך משותפת, הגדרת "גבולות גזרה" וקביעת אחריות ברורה על מנת למנוע אי- הבנות ומניעת מצב של נושאים שלא מטופלים ו"נופלים בין הכסאות".

כמו כן התרבות הארגונית של החברות שונה זו מזו, eBay היא גדולה וותיקה יותר עם נהלים מוטמעים של ועדות, סקרים, יחידות בקרה ועוד, בעוד שחברת שופינג.קום היא צעירה יותר וככזו הינה בעלת נהלים שונים.

הדרך בה בחרנו כדי לבצע זאת היתה בעזרת הכלי R&R- Roles & Responsibilities , שיתווה ויחלק את האחריות בין הגורמים השונים הפועלים בפרויקט. כלי זה הוא מעין טבלה המפרטת את המשימות העיקריות, המשמעותיות או כאלו ש"בתחום האפור" ולא ברור מי עושה אותן. עבור כל אחת ממשימות אלו הגדרנו חלוקת אחריות.

בעוד הכלי הסטנדרטי משתמש במודולוגית RACI *, אנחנו הוספנו את האות ""S .

כך התקבל המקרא הבא, RASCI:

R= responsible

A= approver

S= support (team member)

C= consult

I= inform

יצרנו את טבלת הפעילויות המשותפת ובעבור כל פעילות סימנו מי אחראי עליה בכל אחד מן האספקטים שלעיל.

טבלה כזו הוגדרה עבור כל אחד משלבי מחזור החיים של הפרויקט על מנת לגשר על פערי המתודות ולמנוע בעיות אחריות שהיו עלולות להיווצר.

השימוש במודל RASCI איפשר תקשורת שוטפת.

 

מה היו יעדי הפרויקט? האם הפרויקט הצליח? כיצד נמדדה הצלחה זו?

יעדי הפרויקט היו:

  • תאריך הסיום המקודש (ב- שופינג.קום תאריכי הסיום נקבעים כרבעון)
  • יעד השיווק conversion to sale
    פירושו של יעד זה הוא האם וכמה המוצר שמועמד למכירה- נמכר, ובאיזה מחיר. הפרויקט היה אמור, ע"י הטמעת הטכנולוגיה החדשה, לשפר את ה- conversion to sale, ע"י ידידותיות למשתמש.
  • שביעות רצון לקוח, כאשר הלקוח היא eBay.

הפרויקט הצליח ועמד ביעדיו.

הצצה לפרויקט בחברת shopping.com

קרדיט: http://www.freedigitalphotos.net/

 

 ולסיום- האם הקמת מחלקת PMO תרמה ושיפרה את ניהול הפרויקטים בחברה?

אכן כן.

מדידת הצלחת פרויקטים בשופינג.קום נעשית אל מול יעדים. יעד זמן לשחרור נקבע כרבעון מסוים ולכל פרויקט נבחרת אחת מהקטגוריות הבאות:

P3= Nice to have P2= 90% Delivery P1= 100% Delivery

בחינת הפרויקטים בתקופה שמאז הקמת מחלקת ה- PMO מוכיחה מעל כל ספק שיפור בעמידה ביעדים אלו.  עקב כך, שוקלים כיום במחלקה לצמצם את יעדי הזמנים שנקבעים לפרויקטים, דהיינו לקבוע תאריכי שחרור של פחות מרבעון.

 

תודה עדי ובהצלחה בהמשך הדרך!

הערה :

* RACI – מטריצה מסוג RAM – Responsibility Assignment Matrix, או בשמה העברי – מטריצת הטלת אחריות. לפירוט ראה פרק HR ב-PMBOK.

More
2915 0
  • 1
  • 2
  • 3

נשמח לעמוד לרשותכם

ניוזלטר

הירשמו בחינם לניוזלטר שלנו ותהיו הראשונים לקבל את כל המאמרים החדשים והעדכונים שלנו

הפתרונות שלנו

  • גיבוש תפיסה, הקמת ואיוש PMO
  • בניית קורסים מותאמים לצרכי הלקוח ומסלולי הכשרה וקריירה בניהול פרויקטים
  • פיתוח, שיפור והטמעת תהליכי עבודה ומתודולוגיה ארגונית בניהול פרויקטים
  • בניית מנגנון ייזום דרישות וניהול פורטפוליו פרויקטים
  • תכנון תכנית עבודה לפרויקט ובקרתו
  • English

מאמרים מומלצים

  • מה זה PMO?
  • ניהול פורטפוליו פרויקטים – למה?
  • טיפוח ושימור מנהלי הפרויקטים לשם הגדלת ריווחיות החברה
  • מנהל פרויקט- יש לך ספונסר?
  • English

קטגוריות נפוצות

  • ביקורים- ניהול פרויקטים בארגונים
  • הצצה לפרויקט
  • ללא קטגוריה
  • מאמרים
  • קצרצרון

פוסטים אחרונים

  • מה למדתי מאבא על ניהול עסק עצמאי
  • פרויקטים שמתקדמים בימי קורונה
  • PMO בחברת מדיקל- איך זה נראה?
  • האם פרויקט בראשית הצליח?
  • רשמים מהכנס השנתי לניהול פרויקטים של PMI ישראל, יוני 2019

נשמח לעמוד לרשותכם

ניוזלטר

הירשמו בחינם לניוזלטר שלנו ותהיו הראשונים לקבל את כל המאמרים החדשים והעדכונים שלנו

הפתרונות שלנו

  • גיבוש תפיסה, הקמת ואיוש PMO
  • בניית קורסים מותאמים לצרכי הלקוח ומסלולי הכשרה וקריירה בניהול פרויקטים
  • פיתוח, שיפור והטמעת תהליכי עבודה ומתודולוגיה ארגונית בניהול פרויקטים
  • בניית מנגנון ייזום דרישות וניהול פורטפוליו פרויקטים
  • תכנון תכנית עבודה לפרויקט ובקרתו
  • English
Copyright © 2014 Leadera. All Rights Reserved.

ייעוץ ואסטרטגיה דיגיטלית – מיכאל פינגרוט | מיתוג ועיצוב – Nylon | פיתוח - Shmi Go La mobile

תנאי שימוש | מדיניות פרטיות