האם רבין ניהל סיכונים בארוע הזה?

האם רבין ניהל סיכונים כשנערך לביקור חשוב בהיותו מפקד בצה"ל?

למי שעוקב אחרי הפוסטים שלנו, זוכר את הפוסט על "מפגש הפיסגה" של אמא שלי עם בן גוריון, גולדה ורבין.

נזכרתי החודש שוב ב"מעלליה" של אימי בעקבות יום האזכרה לציון רצח רבין.

הפוסט הפעם יעסוק בארוע איזוטרי ואנקדוטי על רבין, שבסופו של יום קשור לניהול סיכונים, וזה הולך ככה:

בשנות ה60 אמא שלי היתה חיילת צעירה בצה"ל ושירתה כמנהלת לשכה של ראש אג"ם מבצעים דאז. מתוקף תפקידה עבדה ופעלה עם רמי מעלה, ולא פעם נערכה ואירגנה את המשרד לפגישות חשובות עם גורמים רבים ובכירים ביותר.

אחת הפגישות הללו נועדו להערך במשרד, ומארגן הארוע היה רבין ששירת אז כראש אג"ם וסגן הרמטכ"ל.

אמא שלי היתה אחראית על "חבילת העבודה" של הכנת המשרד לאירוח. חבילת עבודה זו כללה בין השאר גם את שטיפת המשרד וניקיונו. רבין, לעומת זאת, בתור מנהל הפרויקט והאחראי הכללי לארוע, רצה לוודא שהמשרד יהיה מוכן בזמן וייצוגי מספיק לגודל הארוע. לכן הוא בחר להגיע למשרד יום לפני הארוע ולבדוק את מצבו. הגיוני.

אמא שלי במקביל לקחה גם היא את תפקידה ברצינות, כשהיא לא מיודעת על "מסדר המפקד" המיועד לה.

כך יצא שרבין הגיע בדיוק כשהיא סיימה לשטוף את המשרד ויצאה החוצה לשפוך את המים המלוכלכים מהדלי.

אתם כבר מנחשים מה קרה?….

סוף טוב הכל טוב- היא נשארה בתפקידה, רבין המשיך לקרוא לה "הילדה", והארוע עבר בהצלחה.

איך זה קשור לניהול סיכונים בפרויקט?

החשש של רבין שהמשרד לא יהיה ייצוגי ו/או נקי לקראת הפגישה החשובה הוא למעשה בשפת ניהול הסיכונים "ארוע סיכון" (Risk Event ). פרושו שיש סבירות שארוע בעל השלכות שליליות על הפרויקט יקרה.

מלבד לזהות את ארוע הסיכון, רבין גם כימת את ציון הסיכון בעודו מחשב סבירות שהסיכון יקרה (Probability) כפול חומרת המצב במידה והסיכון יקרה (Impact), והגיע למסקנה שהסיכון דורש את טיפולו.

הטיפול בו רבין בחר הוא למעשה תוכנית תגובה, Risk response, מסוג תוכנית מניעה. כלומר- אני  אנקוט בפעולה שמטרתה להקטין את הסבירות שהסיכון יתממש.

מהו סיכון שניוני?

אבל, יש גם מושג שנקרא "סיכון שניוני" Secondary Risk. פרושו סיכון שנובע באופן ישיר מיישום מענה לסיכון. כלומר, עצם ביצוע פעולת התגובה לטיפול בסיכון שאותר, יוצרת למעשה סיכון חדש, כזה שלא היה קודם, וקיים עכשיו כתוצאה מיישום תוכנית התגובה.

במקרה דנן, הטיפול שרבין בחר לממש כדי לתת מענה לחשש שהמשרד לא יהיה נקי- היה ללכת לבקר במשרד ולוודא את ניקיונו. בעצם הביקור שהוא יזם הוא למעשה יצר לעצמו סיכון חדש, שבעת הביקור הוא יחטוף מקלחת לא נעימה… וזה הסיכון השניוני. לא בטוח שרבין לקח את הסיכון השניוני הזה בחשבון…

כדי להשלים את התמונה של ניהול סיכונים בפרויקטים, נרחיב ונספר שיש גם סיכון שיורי Residual Risk שהוא סיכון שנותר לאחר שיושם מענה לסיכון. כלומר, אם סיכון היה בציון גבוה וטיפלתי בו באופן כלשהו כך שהסיכון ירד אך לא נעלם, הרי מה שנשאר ממנו הוא הסיכון השיורי (מהמילה "שארית"). במקרה הנ"ל, אם הסיכון המקורי היה החשש שהמשרד לא יהיה ייצוגי ו/או נקי לקראת הפגישה החשובה, הרי שאחרי שרבין ביקר במשרד יום לפני, ווידא שהוא נקי ומוכן, הסיכון הנ"ל ירד למינימום ולכן הוא סיכון שיורי בסיכון נמוך מאד עד אפסי.

עדכון למתודת ניהול הסיכונים

זה המקום לעדכן של פי גוף הידע בניהול פרויקטים הידוע בכינויו ה PMBOK, בגרסה מספר 6, שיצאה ממש לאחרונה בספטמבר, הוסיפו עוד אסטרטגיה למגוון  תוכניות התגובה האפשרויות.

כאמור לעיל, לאחר זיהוי של סיכון, ודירוג של רמת המסוכנות שלו, השלב הבא הוא לבחור תוכנית תגובה איך לטפל בו, בהתאם לרמת המסוכנות שלו.

עד לאחרונה מנו 4 אסטרטגיות אפשריות לתוכנית תגובה והן:

• * הימנעות Avoid- פעולה כדי לסלק את האיום או כדי להגן על הפרויקט מפני השפעתו. לרוב היא כרוכה בשינוי תוכנית ניהול הפרויקט שמטרתו לסלק את האיום כליל.
• * העברה Transfer- פעולה שמטרתה הסטה של השפעת האיום ואת האחריות למענה עליו לצד שלישי. העברת סיכון למעשה מוסרת לצד אחר את האחריות לניהול הסיכון. ההעברה אינה מבטלת את הסיכון וגם אין משמעותה התנערות מאחריות. היא תמיד כרוכה בתשלום פרמיית סיכון לצד השלישי שנוטל על עצמו את הסיכון. כדוגמת שימוש בביטוח בחשיפה לסיכון פיננסי.
• * שיכוך Mitigate- פעולה כדי לצמצם את ההסתברות להתממשות הסיכון או את ההשפעה שלו. באופן הזה משככים וממזערים את עוצמת הסיכון (זו האסטרטגיה בה נקט רבין בסיפור שלפנינו)
• * קבלה Accept- החלטה של מנהל הפרויקט והצוות להכיר בעצם קיומו של הסיכון ולא לנקוט בשום פעולה אלא אם הסיכון מתממש. אסטרטגיה זו מתאימה רק במקרים שבהם לא ניתן או לא כלכלי להתייחס לסיכון הספציפי בדרך אחרת.

אסטרטגיית תגובה חדשה- הסלמה

• העדכון הוא כאמור הוספה של אסטרטגיה חמישית, מסוג הסלמה Escalate. כאשר צוות הפרויקט מסכים יחד עם ספונסר הפרויקט, שהאיום המדובר הוא מחוץ לתכולת הפרויקט או כאשר התגובה הנדרשת היא לא בסמכות מנהל הפרויקט. במקרה כזה הטיפול בסיכון מועבר גורם בכיר בארגון, מחוץ לצוות הפרויקט, שמקבל על עצמו את האחריות לסיכון (ברמת התוכנית או הפורטפוליו). סיכון זה לא מנוהל יותר במסגרת הפרויקט (להבדיל מאסטרטגיית "העברה"), על אף שיכול להישאר מתועד ברשימת הסיכונים של הפרויקט.

אז מה זה אומר?

בין אם נרצה ובין אם לא, כולנו מנהלים סיכונים כל הזמן, וכיוון שניהול סיכונים נכון תורם באופן כל כך משמעותי להגדלת סיכויי הצלחת הפרויקט- הרי שההמלצה החד משמעית היא להתחיל לנהל סיכונים בפרויקטים שלכם (אם לא עשיתם את זה עד עכשיו…).

בהצלחה!

עוד על ניהול סיכונים את/ה מוזמנים לקרוא בפוסט " מנהל פרויקט, האם אתה עוזר למנכ"ל שלך לישון טוב בלילה?"

כאן בשבילך, גלית יסקרביץ- טיץ, וצוות Leadera

נ.ב.- אם את/ה רוצה להיות הראשון/ה שמקבל/ת עדכונים, את/ה מוזמן/ת להרשם לניוזלטר באתר.