האם חופשה משפחתית היא פרויקט?- התארגנות לחופשה משפחתית
קרדיט: http://www.freedigitalphotos.net/
בעת זו, תקופת החופש הגדול, כל הורה כמעט מחפש את העיסוק האולטימטיבי לילדים שלו.
הילדים אוהבים לישון מאוחר, לצפות בטלויזיה, ממנה לעבור למחשב וממנו לסמארטפון וחוזר חלילה, ומסוגלים להעביר כך ימים שלמים (האמת, גם אני הייתי עושה כך אם הייתי יכולה…).
וכך האחריות על הפעילות עברה איכשהו אלינו ההורים.
פעילות פופולרית ונפוצה, שנותנת מענה לזמן הפנוי הרב, היא חופשה משפחתית, בארץ או בחו"ל.
האם זה פרויקט?
האם חופשה משפחתית היא פרויקט?
לפי הגדרת ה- PMBOK -" פרויקט הינו מאמץ זמני שנעשה במטרה ליצור מוצר, שרות או תוצאה ייחודיים."
מאפייני פרויקט על פי הגדרה זו הם מאמץ זמני- יציאה לחופשה בהחלט מהווה מאמץ, עד כדי כך שלפעמים בשלב האריזות כבר יוצא החשק לצאת לטיול.
מאפיין נוסף הוא יצירת מוצר, שרות או תוצאה- אז מוצר אין פה אבל תוצאה בוודאי ובוודאי ורצוי שהדבר יהיה קשור איכשהו לאושר גדול…
ובסוף- ייחודי, כלומר- משהו שונה, אחר, שלא היה קודם. גם כאן ההגדרה קולעת. אין ספק שחופשה שונה ביותר מהיומיום והשגרה וטוב שכך. זוהי בדיוק המטרה- לצאת מהשגרה, למלא מצברים ולחזור רעננים.
כלומר- התארגנות לחופשה משפחתית היא פרויקט.
לעומת זאת, אם תשאלו כמה מחבריי הטובים ביותר, הם יגידו שההחלטה אם פעילות מסוג זה היא פרויקט או לא תלויה במנהל הפרויקט, האופי שלו והרמה בה יורד לפרטים, מתכנן ומסדר מראש.
אתם יכולים להניח שבהיותי מנהלת פרויקטים אני משתייכת לזן שרואה בחופשה פרויקט ומנהל אותו ככזה.
אז אם אתם כמוני- אתם מוזמנים להמשיך לקרוא:
מחזור חיי פרויקט של חופשה משפחתית על פי ה PMBOK
במחזור חיי פרויקט מוגדרים 4 שלבים על פי ה PMBOK-
שלב הייזום
התכנון
הביצוע
והסגירה
במה זה מקדם אותנו לארגון החופשה שלנו?
שלב הייזום
שלב הייזום מתאפיין בהגדרת המטרות, הגדרת המסגרת של תכולה/זמן/תקציב, חידוד הנחות העבודה והבנת האילוצים, הבנת הסיכונים הראשונים. בשלב זה גם מומלץ לנתח את בעלי הענין בפרויקט ולהבין כיצד להתנהל מולם באפקטיביות.
כאשר אנחנו בוחרים לצאת לחופש חשוב שנגדיר את המטרות- האם המטרה להנות, האם להעביר את הזמן, האם החופשה מיועדת לכולם או חלק נהנים והאחרים עסוקים בהפקה?
בהמשך קריטי לקבוע את "משולש הזהב" בניהול הפרויקט- מה התקציב שנקצה לטובת ההרפתקה? ניסע בארץ או בחו"ל, לשבוע או חודש? כל המשפחה או רק חלק?
לכמה זמן נרצה לנסוע ובאיזה עיתוי? בתחילת החופש או בסופו?
וכמובן תכולה- מה אופי הטיול- קמפינג או מלון מפואר? טיולים וטרקים או בטן גב? וכו'
לא לשכוח את הנחות העבודה. אני למשל חשבתי לתומי שנסיעה משפחתית לחו"ל היא החוויה האולטימטיבית. חברים עם ילדים בוגרים יותר הפתיעו אותי וסיפרו שהילדים לא רוצים לבוא איתם, הם מעדיפים להשאר עם חברים, לא כל שכן שהבית עומד ריק לרשותם… בקיצור- הנחת עבודה שכדאי לתקף.
ואם בפרויקט עסקנן, כמובן שיש סיכונים- נחליט לסוע לצפון ופתאום לא עלינו תתחיל מלחמה…; נשקול ליסוע ליוון והנה המדינה הגיעה לחדלות פרעון…
וכמובן- ניתוח בעלי ענין- האם בן הזוג רתום או שהכל נופל על כתפי אחד מהשניים? את הילדים כבר הזכרנו, ואולי האח שבדיוק מתכנן את הברית ורוצה שתהיו שותפים בה במקום ליסוע, ואולי מסתבר שבדיוק השכנה נוסעת ובנתה עליכם להוציא את הכלב ולהשקות את הפרחים?
שלב התכנון
אחרי שצלחנו את שלב הייזום, יש החלטה ליסוע ומסגרת עקרונית לאיך תראה החופשה, אפשר להתחיל בתכנון מפורט: יעד ספציפי, דרכי הגעה (רכב, טיסה, מעבורת), מסלול טיול, אזורים בהם נבקר, האם יהיה זה "טיול כוכב" או מסלול טורי (טיול כוכב נפוץ ומומלץ לטיולים משפחתיים ובו מתמקמים במקום אחד ויוצאים ממנו בכל יום לאטרקציה מקומית אחרת באופן שמאפשר לא לארוז ולהטלטל עם הציוד בכל יום מחדש) ועוד.
כמובן שזה הזמן לקבוע תאריכים מדויקים. לא לשכוח לקחת בחשבון את כל מסיבות הסיום, מחנה הקיץ של הצופים והקיטנות, ולקבוע מועד שמאפשר קיום של כל אלו ללא פגע.
התוכנית צריכה להיות ריאלית וברת מימוש. היא צריכה לתת מענה למטרות שהוגדרו, תוך עמידה בתכולה, זמן ובמקרה זה- בעיקר תקציב.
שלב הביצוע
לאחר שהתכנון הושלם ניתן להתחיל ביישום: לקנות כרטיסי טיסה (ולגלות שבטיסות המוזלות כאשר כתוב שעבור מזוודה יש לשלם 30$. הרי שהתשלום הוא רק לכיוון אחד ואם אתה רוצה גם להחזיר את המזוודה ארצה- כדאי שתשלם כפול…), להזמין מקום במלון (ולגלות שאין אפשרות למיטה 3 בחדר), לעשות ביטוח נסיעה, להזמין רכב שכור ועוד ועוד. כל זאת תוך בחינת אלטרנטיבות, השוואת מחירים, ובאופן כללי ביצוע הפעולות על פי מה שתכננו.
בשעה טובה מגיע היום המיועד, יום "העליה לאוויר", וכולם מתיצבים לחופשה.
עושים כיף חיים, מטיילים, מבלים, אוכלים, צוברים חוויות ולא שוכחים שופינג.
כמו בכל פרויקט, יש חריגות בביצוע ולשם כך נדרשת בקרה- האם אנחנו בקצב הרצוי? מספיקים לבקר בכל האטרקציות שתכננו? רמת המלון לשביעות רצוננו? והאוכל טעים ומחדש?
כמובן שאיפה שמתגלות חריגות- נדרש לטפל בהן. אם במלון יש בעיות לפנות למנהל המלון לטיפול, ואם יש התפרעות עם התקציב בגזרת הקניות- לרסן ולהגביל.
תוך כדי מנהלים שינויים וסיכונים. מזג האוויר למשל מחייב לשנות את התוכנית וביום גשום ללכת לברכה המקורה במקום לטיול באוויר הפתוח, שינוי מועד טיסת פנים יחייב התארגות ללילה נוסף במלון עד להגעת הטיסה הנוספת וכד'.
שלב הסגירה
גם דברים טובים מסתימים, ומהר מאד, מהר מידיי מסתימת החופשה.
אז צריך לסיים את הפרויקט, לפזר משאבים, להפיק לקחים (בפעם הבאה לא נוסעים בחברת התעופה הזו, וחלילה להקשיב להמלצות של השכן כי זו היתה ממש נפילה ומה שמתאים לו לא מתאים לנו); לתעד (ברור שבחופש הבא החברים ירצו לסוע בעקבותיך ויבקשו שמות, המלצות, מקומות, מלונות ובאופן כללי מה עשית כל יום וכל דקה).
יש הדוגלים בסקר שביעות רצון לקוח לסיכום הפרויקט. במקרה של חופשה סביר שנגלה שחזרנו תשושים מהריצות והמריבות בין הילדים, והמסקנה?…
שצריך לצאת לחופש מהחופש.
אז מה דעתכם- חופשה משפחתית היא פרויקט?
שתפו…
חופשה נעימה,
גלית
נ.ב.- אם אתה רוצה להיות הראשון שמקבל עדכונים, אתה מוזמן להרשם לניוזלטר באתר.
