מה הפעיל את הצָ'קָלָקָה באבחון?
אתגרים בהטמעת תהליכים בניהול פרויקטים- PMO
הקניית שיטות עבודה בניהול פרויקטים כחלק מתפקידו של גוף ה-PMO
חלק מתפקידו של PMO בארגונים רבים הוא לבנות מתודולוגיה מתאימה, כלומר שיטת עבודה ארגונית לניהול פרויקטים, שתאפשר לייעל ולטייב את העבודה תוך שהיא מאפשרת גמישות ושיקול דעת בהתאם לצרכים השונים של הפרויקטים המגוונים. המטרה היא מצוינות בניהול פרויקטים כתהליך סיסטמטי ועיקבי.
בנקודה הזו אנו בלידרה "נקראים לדגל" מעת לעת, כדי לסייע בידי הארגון (לקוח) וה- PMO ולבנות את המתודולוגיה , או לסייע בהטמעתה במידה והיא כבר קיימת. כשזה קורה, אנחנו, כמו יועצים בתחומים רבים, מתחילים עם אבחון בארגון, על מנת להציף את הפערים בין הרצוי למצוי ולהציע תכנית לסגירת הפער. עד כאן זה עניין שבשגרה.
לאחרונה נכנסנו לארגון, גלובלי, לא גדול, והתבקשנו לאתר פערים בניהול פרויקטי יישום פתרונות ללקוח. יצאנו לדרך והתחלנו כמובן במי שעומד בראש התהליך – מחלקת ה-PMO. ככל ששמענו, ראינו והתרשמנו, קיים בארגון תהליך ניהול פרויקטים מסודר, מתועד ומתודי באתר הפנימי של הארגון. לכולם יש גישה, הכל כתוב ואין שאלה בסגנון של "מה עושים מתי" שאין לה מענה. לכל הדעות מרשים ומפתיע בהינתן שמדובר בארגון לא גדול, שצמח במהירות וממוקם בקדמת הטכנולוגיה.
אז מה לא עובד?- אחרי האופוריה הופעלה הנורה האדומה
בתהליך האבחון נפגשנו עם גורמים רבים, כולל מנהלי פרויקטים, חברי צוות, מנהלים בדרגות שונות ומפונקציות שונות. שאלנו שאלות רבות שמאפשרות לנו לאסוף חלקיקי פאזל קטנים לכדי תמונה היקפית אחת.
לאט לאט התבהר לנו (ויש לציין שלא במפתיע כי זה מאד נפוץ) כי קיים בארגון פער בין עצם קיומה של המתודה לבין השימוש בה. העובדה שיש שיטות, כלים וגלופות, עדיין לא מבטיחה הטמעה, יישום ושיטה מובנית כהרגלי עבודה של המשתמשים.
לפער הזה יש סיבות מגוונות, וחשוב להבין את מקור הסיבה כדי לדעת במה לקדם. אז התחלנו לחפור…
בפגישה עם קבוצה גלובלית של מנהלי הפרויקטים, שנערכה ביום השני של האבחון, אחרי שכבר כמה רכיבי פאזל התחילו להתקבץ בפינה אחת של התמונה, הכריז אחד מהם שסגנון העבודה של מנהלי הפרויקטים בארגון הוא ריאקטיבי באפון גורף. הם מגיבים ולא יוזמים. בשלב הזה, נדלקה נורה האדומה והחלטנו לחפור לעומק האמירה. בתחילה היה חשוב לברר אם זו תחושה בודדת או שכולם שותפים לה. מיד ובאופן מאוד נחרץ, הסכימו כולם. בשלב הזה הנורה האדומה כבר הבהבה כמו צָ'קָלָקָה של רכב חרום – או כמו שקבעה האקדמיה ללשון עברית – הצְפִירור הופעל (צְפִירור = הלחמה של צפירה ואור). הנורה המשיכה להבהב כשהסתבר שאין באמת תכנית עבודה ברורה לכל פרויקט, אין סיכומי פגישה ומעקב אחר משימות לביצוע והחלטות, אין ניהול סיכונים וחשיבה קדימה – והרי זו המהות של עבודה פרואקטיבית. היכולת ליזום, לתכנן ולעקוב אחר הביצוע עד לסיום הפרויקט.
הטמעה- האם הימצאות סטנדרט ומתודה הופכים את מנהל הפרויקטים לפרואקטיבי?
תפקידו של מנהל פרויקטים מכל סוג ובכל ארגון הוא להוביל את הצוות שאחראי להשגת יעדי הפרויקט. המילה הובלה היא המשמעותית בהגדרה והיא עומדת בסתירה לסגנון מגיב, ריאקטיבי. כך אחד הגורמים שנמצאים בליבת ההצלחה של תפקיד מנהל פרויקטים, עלו לדיון.
אחת האמירות שנאלצנו להתמודד עימה היתה – אם יהיו למנהלי הפרויקטים גלופות מתאימות לסיכום פגישה, להכנת תכנית וכו' – מידת הפרואקטיביות שלהם תעלה. האמנם? האם חזרנו אחורה לדור שדוגל בלומר לעובד מה לעשות וזה ייעשה? איפה ההעצמה? איפה פשוט לומר לעובד מה מצפים ממנו כהצלחה התפקיד ולתת לו את החופש ליזום ולהביא תוצאות? האם נכון לנו כמנהלים לתת מתכונים לעובדים ולצפות מהם לפעול על פי המתכון במדויק?
אין ספק שכבודן של המתודות והגלופות נמצא במקומן וחשיבותן רבה לשימור תהליך עקבי, מתודי וכלל ארגוני. אך חשוב שלא נצפה מהן שיהפכו את מנהלי הפרויקטים למקצוענים בתחום. מנהל פרויקט פרואקטיבי יודע כיצד להשתמש בגלופה, מתי להשתמש בה ואיך למצות ממנה את התועלות שיקדמו אותו בהובלת הפרויקט. מניסיוננו מנהל פרויקט שרק ממלא את הגלופה כי כך התבקש, לא יקדם את הפרויקט לכדי הצלחה.
כלומר, שסיבה מרכזית לחוסר השימוש במתודה ולפער המתואר, היא התנהלות ריאקטיבית של מנהלי הפרויקטים. על מנת לשנות ולשפר את המצב ולאפשר הטמעה של המתודה, כדאי להתחיל בשינוי סגנון העבודה וההתנהלות של מנהלי הפרויקטים לפרואקטיביים יותר.
לסיכום
ככל שהתארך האבחון באותו ארגון, זיהינו להפתעתנו עוד ועוד סימפטומים ותופעות שסייעו לנו לגבש ממצאים ותכנית פעולה מתאימה. מכניסה כל כך מפתיעה שמשדרת סדר וארגון בכל פרויקט כולל לוח זמנים ותכנון מפורט, האבחון הציף מספר אזורים בהם הומלץ לארגון להתמקד ולסגור פערים. חשוב לציין שעם מנהלת PMO נמרצת, איכותית ופרואקטיבית כמו שפגשנו, השמיים הם הגבול ולא רחוק היום שהארגון יתקרב לשם. אל תחששו לחפש את אותה צ'קלקה בארגון. איתור נכון שלה עשוי לרמז על אחד הגורמים המעכבים את הצלחתו.
בהצלחה! גילית סגל, גלית יסקרביץ- טיץ, וצוות Leadera
נ.ב.- אם את/ה רוצה להיות הראשון/ה שמקבל/ת עדכונים, את/ה מוזמן/ת להרשם לניוזלטר באתר.
